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外来文件控制程序 第 PAGE \* Arabic 7 页 广东省外贸开发公司 编号: QP/MA05 程 序 文 件 版号: A 标题: 外来文件控制程序 页码: 1/3 1.0目的 通过对外来文件的收集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控制，防止外来文件的丢失。 2.0 适用范围 本程序适用于下列外来文件的控制。 顾客提供的技术质量文件。 外来标准和规范（含各级政府文件、法律、法规）等。 3.0 职责 3.1 有关部门：负责收集外来文件。 3.2 办公室：负责外来文件中B类文件的控制与管理。 3.3 总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理：负责外来文件中B类文件的批准引用。 4.0 工作程序 4.1 有关部门：接收和收集外来文件，对A类文件，由有关部门填写《外来文件登记表》；对B类文件，送办公室由办公室文控员填写《外来文件登记表》。 4.2 标识及编号 登记后的B类外来文件，由办公室加盖蓝色“广东省外贸开发公司收文”印章。A类文件则由各有关部门按需要设定。A类文件由有关部门根据需要确定是否编号。B类文件按下面规则编号。 编号: QP/MA05 程 序 文 件 版号: A 标题: 外来文件控制程序 页码: 2/3 编号规则： WS-2000-0X/A 版本号 序号 S-2000年 外来文件 4.3 批准引用 接收到的B类外来文件由办公室文档管理人员填写《文件呈批传阅签》，并由办公室总经理或副总经理审定后并决定是否引用，必要时应由管理者代表或其它总经理室成员决定是否批准引用。接收到的A类文件则由各有关部门按需要处理。 4.3 发放 经批准引用的B类外来文件由办公室发放或复印发放至相关部门，所发的外来文件需加盖红色外来文件“受控”印章，发放时需填写《文件发放登记表》，文件持有人在《文件发放登记表》中签字并注明日期，其它外来文件，一般不作发放，需要时，填写《文件借阅记录表》，并保证在借阅期限内归还。A类文件一般不发放，由各有关部门相关人员保存。 4.4 保管 办公室负责保管外来文件的原件（原则上原件不作发放）。 4.5 更改回收处理 编号: QP/MA05 程 序 文 件 版号: A 标题: 外来文件控制程序 页码: 3/3 4.5.1电子文档管理：参见QP/MA04之4.6。 4.6.1 各部门应不定期地向当地的相关部门了解外来B类文件的更改情况，若有更改由各部门负责收集，并执行4.1-4.3，同时收回原文件作废，并予以销毁。 4.6.1顾客业务结束后，由各有关部门分类保管好顾客提出的技术质量文件；若顾客提供的技术质量文件需要更改时，由各有关部门对作废文件加盖“作废”章，当顾客作出修改时，对应的文件版本作相应修改。 4.7 本程序的相关记录由办公室保存。 5.0 相关文件及记录 QR-21-01/A 文件发放登记表 QR-21-02/A 收文登记册 QR-21-03/A 文件借阅登记表 QR-21-06/A 文件呈批传阅签