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司收文管理办法 第 PAGE \* Arabic 3 页第 PAGE \* Arabic 3 页第 PAGE \* Arabic 3 页 XX公司收文管理办法 第一章 总则 为规范和严肃公司收文工作，提高收文、办文效率，特制定本管理办法。 公司的收文由办公室统一管理，办公室同时负责收文的归档。 本规定所指收文，仅指公司外部的收文；公司内部的收文依照《发文管理办法》、《档案管理办法》等文件中相关条款办理。 第二章 收文程序 收文程序包括登记、分文、批办、分办、催办等程序。 （一）来文收集、登记。 1、外部来文按来源方式分为两种： 1）经办人参加各种会议或通过其它形式取回的政府批文、合同等文件资料。 信函、传真等形式收到外部的正式来文。 2、对于由经办人从外部带回的文件资料，经办人必须在当日工作时间内交到办公室，特殊情况经总经理批准后，可于下个工作日送办公室。经办人从外部带回的公文未在规定时间交办公室，在考核结果中对经办人进行责任处理。 3、外部收文由办公室秘书在收文登记表上登记，经办人必须提供对方单位经办部门或经办人名称和办公电话（“收文登记表”见附表）。办公室秘书在收文文件上加盖收文章。 （二）分文、呈批。 办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表（见“发文管理制度”）上加盖“特急”和“急件”字样，签署处理意见。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导批阅。 办公室积压文件未及时上传下达，在考核结果中对办公室相关责任人进行责任处理。 （三）文件批阅。 公司领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件都必须在两个工作日之内阅批完毕，由办公室及时交承办单位。 公文审批未按规定时间完成，在考核结果中对相关领导进行责任处理。 （四）归档 文件在办理完毕后，先放置经办部门，由经办部门在年底整理、立卷、归档。 （五）文件分办、传阅。 1、需要复函的文件 需要复函时，将领导批复的文件及其他所有文件资料、文件呈批单交由办公室通知相关部门办理文件领用手续后领取文件。由相关人员按规定办理回复。 2、不需要复函的文件 不需要复函的文件送相关部门或人员阅处。 （六）文件催办。 办公室负责对公文的办理进行催办。跟踪公文的传递和进程，督促经办部门在规定时间内完成公文的办理。对出现的问题负责协调，协调无效或超出协调权限及时向有关领导汇报。及时向有关领导汇报办理情况。 经办人文书办理期限。 传真、机密文件等由批文领导在批示中写明办理期限。 一般文件以文到三日内处理完毕为原则。 合同审批等特殊文件，按实际需要在既定期限内处理完毕。 来文定有答复期限者，应于来文所定期限内处理完毕。 传阅文件须在当天完成。 经办人未在规定期限内处理完毕，在考核结果中对经办人进行责任处理。 第三章 附则 本管理办法由办公室负责解释。 本管理办法的拟定或者修改由办公室负责，报总经理批准后执行。 本管理办法自颁布之日起实施。 附表一、收文登记簿 收文登记簿 日期 序号 文件名 来文单位、经办人、电话 文件类别 呈批时间 审批人 经办部门 送办时间 办理情况 备注