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合同管理系统功能说明样本 合同管理系统功能说明1 合同审批有合同要签订时, 可以起草新合同发起审批, 提交给相关部门相关领导进展审批, 以便检查合同相关信息以及合同条款等是否正确, 审批经过之后审批完毕。1.1合同起草合同信息录入, 主要包括合同根本信息、合同正文、合同双方履约义务、合同收支方案以及合同风险这几个局部。1.1.1.合同根本信息包括合同的收付方向( 收款、付款、收付款) 、合同类型、执行人信息( 执行部门、执行人、联络电话) 、是否关联主合同、核算币种以及金额( 收款方向金额、付款方向金额) 、合同附件、合同期限( 开头时间、完毕时间) 、合同监控人员、其它相关信息( 所属工程、客户信息、供给商信息) 。1.1.2.合同正文供应word录入, 可以编辑合同正文信息。1.1.3.履约义务包括我方履约义务和她方履约义务两个局部。每个履约义务都有对应的履约时间, 可以录入多个履约义务。可以设置履约责任人并指定提示方式(短信、邮件、RTX), 在合同监控中, 根据履约时间和履约义务的执行状态( 未完成、完成、逾期、逾期完成) 发送提示信息。1.1.4.收支方案包括收款方案和付款方案两个局部。收款方案的总金额和付款方案的总金额要分别和合同核算金额全都。收款方案包括方案收款时间、方案收款金额、实际收款时间、实际收款金额这几个方面。可以录入多个收款方案, 在合同起草时编辑方案收款信息, 实际收款信息在做收款管理时再进展录入。在收款管理中, 根据这个方案收款时间和实际收款信息推断该收支方案的执行状态( 完成、逾期完成) 。付款方案包括方案付款时间、方案付款金额、实际付款时间、实际付款金额这几个方面。可以录入多个付款方案。在合同起草时编辑方案付款信息, 实际付款信息在做付款管理时再进展录入。在付款管理中, 根据这个方案付款时间和实际付款信息推断该收支方案的执行状态( 完成、逾期完成) 。可以设置收支责任人并指定提示方式(短信、邮件、RTX), 在合同监控中, 依据收支方案的执行状态发送提示信息。1.1.5.风险管理包括风险类型、风险名称、应对措施、风险等级、风险状态这几个方面。合同风险可以录入多个。在合同监控中, 可以对合同风险进展管理, 调整风险状态( 未发生、已识别、已跟踪、已关闭) 。1.2合同审批合同起草完成之后, 进入审批流程。合同审批项包括: 合同根本信息、合同正文、履约义务、收支方案、风险管理、流程跟踪表单。2 合同履行阶段2.1合同监控合同审批流程完毕之后, 进入合同履行的监控阶段。在合同监控中可以查看合同根本信息以及审批流程、维护合同履约义务执行状态、调整收支方案, 调整合同风险状态( 未发生、已识别、已跟踪、已关闭) 。2.1.1合同概览查看合同起草时录入的合同根本信息。2.1.2合同审批查看合同审批流程信息。2.1.3履约义务对履约义务进展管理。显示合同起草时填写的履约义务信息, 可修改履约义务执行状态( 未完成、完成、逾期、逾期完成) 。2.1.4收支状况对收支方案进展管理。显示合同起草时填写的收款方案和付款方案信息。收款方案的实际收款信息在收款管理中进展维护, 在合同监控中可查看。付款方案的实际付款信息在付款管理中进展维护, 在合同监控中可查看。2.1.5合同风险对合同风险进展管理。在合同监控中, 可以修改风险状态( 未发生、已识别、已跟踪、已关闭) 。2.1.6监控提示在合同起草时, 指定履约义务与收支方案的被提示人以及提示方式, 在合同审批完毕之后, 根据规章, 将提示信息写入至提示表中。在合同监控阶段, 依据提示表中的记录, 实现消息提示功能。供应邮件提示, 可扩展。其它提示方式与详细实现, 可由用户依据实际需求进展扩展。提示规章如下。2.1.6.1一次性提示在履约义务和收支方案到期的前一周, 根据合同起草时指定的提示方式, 向相关责任人发送到期提示, 提示责任人关注。只提示一次。2.1.6.2周期性提示在履约义务和收支方案到期之后, 根据合同起草时指定的提示方式, 向相关责任人发送逾期提示, 提示责任人尽快处理, 每天都进展发送。当履约义务和收支方案的状态已经变更为完成( 完成、逾期完成) 之后, 消息提示不再发送。2.2收款管理对已经审批完成的合同, 根据收支方案中的收款方案, 对收款流程和收款状况进展管理维护。收款信息包括: 执行人信息( 执行部门、执行人) 、相关合同信息、收款金额、核算币种、收款时间、收款方式( 现金、支票、电汇、其它) 、发票信息这几个方面。一个收款流程, 可以对应多个合同的多条收款方案, 收款方案的金额总和必需和收款金额全都。合同每条收款方案不能被重复用法。在收款流