办公室管理制度与工作流程图.docx

办公室管理制度与工作流程图 一、会议管理制度及工作流程1、会议分为：行政会议、月度总结大会、全体员工大会(1)行政会：每周一上午8:30会议地点：办公楼会议室会议主持：办公室主任参会人员：各部门负责人记录：文员会议容：①通报上周支配工作的进展状况②讨论部署下周工作③解决工作中出现的详细问题④各部门之间互相沟通、协作、调整事宜(2)总结会：每月月底最终一天下午3:00会议地点：办公楼会议室会议主持：办公室主任参会人员：总公司各部门员工记录：文员会议容：①各部门领导总结本月工作状况，部署下月工支配②解决工作中出现的详细问题③各部门工作的连接(3)全体员工大会：1-3个月一次，时间另行确定会议地点：办公楼会议室会议主持：办公室主任参会人员：公司全体员工记录：文员会议容：①各部门领导汇报所属部门工作状况及下步工作支配②检查各部门之间的工作连接③要求全体员工提出对公司的全面分析和见解，一周后交于行政2、临时会议：不定期组织3、会议冲突时坚持小会服从大会的原那么第三章会前预备第一条公司召开的公司级会议会务效劳统一归口办公室负责。各部门召开会议需用公司会议室，应由办公室统筹支配。其次条会议召集人在会议召开2日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知全部与会者。第三条会议主持人和与会人员都应在会议召开2日前做好有关预备工作，包括拟好会议提案、汇报总结提纲、发言要点、工作方案草案、决议打算草案等。记录人依据会议通知和与会者的会前预备资料在会议召开2日前拟定《会议议程》交会议召集人审核。第四条全部与会者都应当遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，不无故缺席。因为特别缘由不能完好地参与会议的与会者，应提早向会议召集人说明状况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。第五条会议的根本人员应当包括：召集人，与会者，记录员。会议原那么上应由召集人主持，也可由召集人指定别人代为主持。第四章会议组织及要求第六条会议组织遵照“谁主办，谁组织〞的原那么。第七条会议主持人须遵守以下规定：1主持人应提早10分钟到达会场，检查会务落实状况，做好会前预备。2主持人一般应于会议开头后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目的、议程推动中应留意的问题等，进展必要的说明。3会议进展中，主持人应依据会议进展中的实际状况，对议程进展适时、必要的掌握，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺当推动及会议效率。4属争论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人说明看法；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续支配统一看法。5主持人应将会议议决事项付诸施行的程序、施行部门、达成标准和完成时限等会后跟进支配向与会人员明确。第八条参会人员须遵守以下规定：1应提早5分钟到达会场，并在《会议签到表》上签到或由主持人点名签到；2精确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题；3会议争论过程中，与会者应留意文明用语。4遵循会议主持人对议程掌握的要求；5属工作部署性质的会议，原那么上不在会上进展争论性发言；6遵守会议纪律，与会期间应将手机调到至静音或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原那么上不允许接听，如须接听，请离开会场；7做好本人的会议纪录。第五章会议记录第九条公司各类会议均应设专用记录本进展会议记录并由会议召集人确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，依据需要整理睬议纪要；2会议记录应坚持实事求是的原那么，尽量采纳实录风格，确保记录的原始性，记录员应署名；3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决〞字样；4会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议后2个工作日呈报会议主持人审核签名；如需下发文件，主持人审核后由行政副总、总经理逐级审核批准后再下发，如非下发文件，逐级审核后归档。5负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；6做好会议原始记录的日常归档、保管工作，准时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。第十条会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：1 公司级会议纪要的发放或传阅围由会议主持人、行政副总审核、总经理确定，并由办公室存档备查，按年度移交公司档案室。2各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管；3会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格根据公司文档管理制度和制度的有关规定执行。第六章会议精神的督办及执行第十一条会议跟进1 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，根据部门职责分工由主办部门跟进落实，会议