秘书学--文秘与办公自动化专业( 137).pptVIP

第二节 值班工作 一、值班工作任务 （一）接收处理上报，下发文稿、信函 （二）承接上级通知、批示和下级 请示、报告事宜 （三）承办本机关、单位领导交办的事宜 （四）掌握领导行踪，随时取得联系 （五）做好外来人员的接待工作 （六）应付紧急情况，处理突发事件 （七）做好机关、单位的保密、防火、防盗工作 （八）写好“值班日志”和“大事记” 二、值班工作制度 （一）岗位责任制度 （二）交接班制度：值班记录、值班情况、已办未办事宜。 （三）请示报告制度 （四）保密制度 （五）防范制度：防特、防盗、防火、防灾 实训题 帮王炎编写一份“五一”七天值班表。 要求：1，值班人员中要有负责人和具体值班人；人员姓名自拟； 2，值班地点标明清楚。 3，值班时间必须是全天的，要清楚明白，一目了然。 4，简单写明值班内容，结合该公司性质自拟。 第三节 办公室 工作 作为现代通讯工具，在组织的管理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每天通过 进行大量的对内、对外联络工作，可见 是组织展示工作效率、社会形象的一个窗口。在 工作中，人们彼此不能谋面，看不到对方的表情、举动，只能通过 里的声音去揣测对方的心理、态度，也就是说．秘书 应答的声音或方式是对方能够直接感受到的全部信息，这样，秘书 应答的声音也就成为企业组织的外在形象。因此，秘书应以礼貌的态度、专业的方式处理好每一个 ，应在 里表现出良好的职业规范和高超的 技巧。 一、使用 的基本礼仪 1．态度要热情周到，礼貌友好 2．口齿清晰，声音愉快自然 3．语言简洁明了，得体准确，和谐有序 4．提高 工作的效率，注意保密 5．简洁、完整、准确、快捷地处理 留言 录象1 录象2 录象3 二、接听 的技巧 1．接听 必须及时 2．接听 首先问候并通报 (录象1) 3．做好 记录 4．正确处理 的临时中断 5．学会处理不在的同事的 6．学会处理转接 (录象2) 7．适时结束 8．同时处理打进来的多个 9．按听打给上司的 (录象3) 三、拨打 的技巧 1．尽量选择合适的时间打 2．打 前的准备工作 3．准确拨号．耐心等待 4．及时自我通报 5．要求对方做好 记录 6．替上司拨叫 7．拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之 8．如果通话临时中断或受到干扰，应主动回 9．运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话 第四节 接待的类型与规格 1、接待的类型 本节主要内容： 2、接待的规格 3、接待的方式 案例分析 甲、乙两个企业与天安公司是合作伙伴。一次甲企业的副总经理到天安公司商谈业务，天安公司的陈总经理为了表示友好和重视，出面接待，全程陪同。不久乙企业也派了一位副总经理来天安公司，陈总经理因工作太忙，就让赵副总经理出面接待，乙企业已知道上次是陈总经理接待的甲企业，因此非常不高兴，认为天安公司对他们不尊重，没有诚意，本来想商谈的项目就先不谈了。 一、接待的类型 按来客目的、任务 分上级检查、工作联系、业务往来、经验交流、召开会议、讲课、参加、访问等。 按来客的地域 有本地接待、外省市接待、境外及国外来客（外宾）接待。 按来客的人数 有个别接待、团体接待。 按来客是否预约联系 有随机性接待、预定性接待或计划接待。 主要接待类型介绍 要求主管人员亲自出面并负责，秘书应配合做好各项具体工作。要求庄重、周全、细致，如预先要准备好汇报材料，现场的情况如实反映等等。餐饮、住宿、用车等生活服务要细致、体贴、周到，但不能超标准，不搞不必要的宴请、游览、赠礼等，不得奢侈、铺张，但应特别注意安全和保密。 上级检查 会议接待 属于团体接待和预定性接待，重点在于事先要有周密计划，要作经费预算。接、送、吃、住、参观、用车等都应在规定标准之内，尽可能提高服务质量，注意对不同性别、年龄、身份、民族的与会人员给予必要的照顾，要保证会议目标任务的圆满实现。。 外宾接待 尤其要注重礼仪和礼节，事先应有计划并报上级主管批准，内容和标准应比内宾放宽一些。主要内容如会谈、演讲等应安排得隆重、得体，讲求实效。可增加些次要内容，如参观、游览，既要弘扬民族精神、民族文化，又要显示祖国大好河山和建设风貌。生活安排一定要顾及来宾的民族或地区的风俗和饮食习惯。 随机接待 指事先未经预约而突然来访的客人，如联络、咨询、推销、求救等人员，采访的记者以及其他各种不速之客。这类接待要求秘书随机应变，灵活处理，既要维护组织的利益与形象，又要以不得罪人，尽量广结良缘为原则。秘书首先要确认来客身份，摸清意图，然后按常规或上司授意分别处置，或