Outlook的高级应用课件资料.pdf

Outlook 的高级应用 1．概述： 许多人都已经用户过微软的 outlook express 收发自己的外部邮件， 它强大的电子邮件功 能 带 给 了 我 们 很 多 的 帮 助 。 今 天 ， 我 们 要 介 绍 的 却 是 微 软 的 另 外 一 个 软 件 — — Outlook.Outlook 作为微软精心打造的一款网络协作系统的标准客户端有着更加强大的功能 . 这两个软件有什么不同呢？可以这样说， outlook express 实现的只是 outlook 的一部分功能， 今天要介绍的就是 outlook 在企业中的典型的高级应用。 2．收发电子邮件 2．1 收邮件： 在公司内部， outlook 都接入到公司的 exchange 服务器。只要你打开 outlook ，连接到公 司的邮件服务器，您就能够读到您的邮件。这里要告诉您的是，这里您看到收件箱 ,实际是 在服务器上，您收到的邮件也没有下载到本地而是存放在服务器上 .所以，除非您删除您的 邮件，否则，所有的邮件都会保存在服务器上，所以，我们建议您要定时清理您的收件箱。 邮件需要保留怎么办？别急，在后面我将会介绍怎样将邮件导到自己的文件夹内。 2．2 发邮件： 发邮件也没有好讲的，主要介绍几个技巧： 2．2．1 收件人快速查找 使用 outlook 发送公司内部邮件时势必会用到通讯簿，填写收件人是一件比较麻烦的事情， 很多人在通过在通讯簿中输入收件人的用户名的中文名称查找的方式，这样固然好 ,但是 ,如 果要拿不准是哪几个汉字就困难了 .其实， outlook 早就想到了 ,这样做： 假设说，我要发一个邮件给杨野 ,首先，新建邮件： 我现在要输入收件人地址，我只需要输入“ yangye ”（杨野的姓名的全拼） ，如图： 然后，单击工具栏上的小图标： “ ”，那么 ,张志强的地址就可以找到了， 试试看，如图 : 甚至，我可以填写姓名全拼的前部分，如“ yangy （杨野的前面一截） ，如图： 单击“ ”试试看，哦 ,出来好几个，如图 : 选择您要找的收件人吧 . 怎么样？很方便吧 . 2．2．2 编写邮件主题 我经常收到一些邮件，可是呢 ,不打开这个邮件我就不知道这个邮件是干嘛的 ,为什么 呢？因为这些邮件不写主题或主题写得不清不楚， 所以，这里建议你们在写邮件的时候不要 偷懒，写一个清楚的主题。 2．2．3 填写多个收件人 如果您要将一个邮件发给多个用户 ,该怎么办呢？您在“收件人”中可以填写多个用户 , 中间用分号分隔。 2 ．2 ．4 邮件的跟踪 邮件创建好了，发送成功了吗？他收到了吗？不用急， outlook 为大家提供了邮件跟踪 功能。 一、设置单个邮件跟踪 我的邮件大部分不需要进行跟踪，但是这份邮件特别重要 ,那么 ,我可以设置这份单个的 邮件进行跟踪，在创建邮件时，可以通过设置“选项”来设置单个邮件的跟踪 . 创建好邮件后，单击工具条上“选项”按钮，如图： 选中请求以读回执 选中“请在送达此邮件后给出“送达”回执” ，那么 ,当您的邮件发送收件人的邮箱后 , 系统将会给您发送一封回执邮件 (我并不推荐选中这一项）