外部来函管理标准.docVIP

PAGE 6 外部来函管理标准 1 范围 本标准规定了集团公司来函管理工作的处置原则、责任分工、接收回复程序及要求以及违反本标准需要承担的相应责任。 本标准适用于集团公司所有外部来函的管理 2 规范性引用文件及术语和定义 2.1 规范性引用文件 下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。 无。 2.2 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 2.2.1 来函 本标准所称来函，包括建设单位、分供单位、律师事务所、政府机关及其他单位针对合同履约等事宜发来的联系函、催款函、律师函、公函等。 2.2.2 小额纯支付纠纷 本标准所称小额纯支付纠纷是指与分供单位已经完成最终结算，除到期欠款外，双方对于合同履行再无其他争议，且欠款总额小于50万元的支付纠纷。 3 职责 3.1 集团/二级单位各部门分工 3.1.2 工程部负责处理以工程管理（在建工程管理、竣工工程维保等）为主要内容的来函（包括律师函及其它形式来函），技术质量部、安全环保部等部门进行协助。 3.1.3 安全环保部负责处理以工程安全责任事故为主要内容的来函（包括律师函及其它形式来函），工程部、技术质量部等部门进行协助。 3.1.4 经济管理部负责处理以结算及造价问题为主要内容的来函（包括律师函及其它形式来函），财务部、法律合规部、工程部等部门进行协助。 3.1.5 法律合规部负责处理以催要欠款为主要内容的律师函，财务部、经济管理部等部门进行协助. 3.1.6 以催要欠款为主要内容的其它形式来函： a)财务部负责处理已确权、债权债务明确的纯支付纠纷，物资设备部、经济管理部等部门进行协助； b)物资设备部负责处理未确权、我方对债务有争议的物资租赁合同纠纷，财务部、法律合规部、经济管理部等部门进行协助； c)经济管理部负责处理未确权、我方对债务有争议的劳务分包、专业分包合同纠纷，财务部、法律合规部等部门进行协助。 3.1.7 其他来函由各业务主责部门依据来函所涉内容负责处理。 3.2 集团/二级单位主责部门职责 3.2.1 受理并向涉事单位、业务部门或其它分支机构转送来函，核实来函内容，及时回函并与对方沟通； 3.2.2 协调其他部门处理来函事项，并对来函的处理结果进行跟踪； 3.2.3 督促检查来函事项的处理； 3.2.4 研究、分析来函情况，开展调查研究，及时提出改进工作的建议； 3.2.5 建立台账，填写《外部来函台帐》（见附录A），对来函的主要信息进行登记，包括来函单位、来函时间、涉及项目、来函主要事项、函件处理结果等内容； 3.2.6 集团公司应对二级单位以及项目部的来函处理工作进行指导和检查。 4 外部来函管理的目的与风险 4.1 集团公司外部来函管理的目的是防止小额纯支付纠纷转化为诉讼案件，促进企业持续、健康、稳定发展。 4.2 集团公司外部来函管理包括以下原则： ——分级负责的原则。纵向上，根据函件所涉二级单位及具体项目部实施分级负责制，项目部对涉及项目部的来函负责，并将来函处置结果向二级单位汇报并对二级单位负责，二级单位对涉及二级单位的来函负责，并将来函处置结果向集团年公司汇报并对集团公司负责； ——归口管理的原则，即谁主管谁负责。横向上，根据同级职能部门归口管理。坚持谁主管、谁负责，以尽快解决来函中涉及的具体问题。 4.3 集团公司外部来函管理的关键绩效指标包括： ——来函台账记录完整性； ——来函处置及时性。 4.4 集团公司外部来函管理需应对的主要风险包括： ——部门间职责重叠或空白导致来函不能得到及时有效的处理。 5 外部来函管理内容 5.1 来函的接收及转送 5.1.1 各二级单位和项目部收到来函之后，应在2日内将来函转交至二级单位主责部门，由主责部门组织相关人员与来函单位接洽协商、解决问题、及时回函，并将来函的基本信息及处理结果上报至集团公司主责部门。 5.1.2 集团公司收到来函之后，应在收函当日将来函转交集团公司主责部门，由主责部门登记后，根据来函涉及工程，转发至各二级单位的主责部门接洽协商、解决问题、及时回函，并跟踪、登记处理过程及结果。 5.2 催款类律师函管理 5.2.1 回复及跟踪 5.2.1.1 集团公司各部门、二级单位各部门或项目部在收到催款类的律师函后，应立即转交本单位法务部门及集团公司法律合规部，二级单位法务部门应在明确相关债权债务关系基础上、核实来函中的基本事实、经济数据，并及时回函。对于核实无误的，应在回函中说明欠款形成原因，得到来函单位的充分谅解；对于来函中记载错误的数据、事项，应在回函中进行说明。集团公司法律合规部对来函的处理过程及