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公文管理制度 总 则 为推进xx有限公司（以下简称“公司”）系统公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《xx集团有限公司公文管理制度》，结合公司实际，制定本制度。 本制度适用于公司公文处理工作，包括公司党、政、工、团等组织的公文处理工作。 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公司公文是公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 公司应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，不断适应办公自动化和信息化的发展。文秘人员应当具备较高的政治和业务素质。 管理机构及职责 公司负责人对公司印发的文件负责。 综合管理部主管公司公文处理工作，建立健全的公文处理工作机制，全面负责公司收发文，并对公司各部门的公文处理工作进行业务指导和监督检查。 综合管理部统筹推动办公自动化工作，加快网络化办公进程，提高公文办理效率。 公文种类 公司常用的公文文种有： 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门及人员、变更或者撤销各部门不适当的决定事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知：适用于发布、传达要求各部门执行和本公司周知或者执行的事项、批转、转发公文。 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 批复：适用于答复各部门的请示事项。 函：适用于不同部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 其他：董事会议案、总经理办公会议案等不属于《党政机关公文处理工作条例》中公文文种所指议案的范畴。 公司常用的公文的种类主要有：公司公文、公司各部门公文等，适用范围如下： （一）公司公文。以公司为发文单位，加盖公司印章。用于向上级单位报送请示、报告、意见和通知事项；印发公司基本制度、管理制度：传达贯彻上级单位的精神、决定；对公司经营管理作出工作部署安排；奖惩有关部门和人员；转发上级单位和其他相隶属部门的文件；批复各部门请示事项；印发公司重大工作会议及专项工作会议领导讲话等。 （二）公司各部门公文。以公司各部门为发文单位，加盖部门印章。用于就部门职权范围内的事项向其他相关部门协调具体事项、工作等。各部门参照公司公文相关管理要求执行。 公司常用的公文形式主要有文件式、信函式、便函式和特殊形式公文四种。 （一）文件式公文：适用于重要公文及普发性公文。编发文字号，盖发文单位印章。 （二）信函式公文：适用于一般性且非普发性公文，主要用于两个不相隶属的单位之间使用。如上级单位有明确规定和要求，也可用于向上级单位报文。编发文字号，盖公司印章。 （三）便函式公文：适用于临时性一般具体事务行文，盖公司印章，不编发文字号。 （四）特殊形式公文：特殊形式公文主要指工作呈批件。呈批件适用于公司各部门向公司领导请示和报告工作、反映情况、答复询问和对重要事项提出建议等。呈批件仅在公司内部使用，一般不盖公司印章。合同、协议文本不属于呈批件。 公文格式 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、公司标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、公司署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、引发部门和印发日期、页码等部分组成。 （一）份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 （二）密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉及国家秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。涉及公司商业秘密的公文，应当根据涉密程度分别标注“商密AAA”、“商密AA”、“商密A”，并视具体情况标注保密期限，如“商密AAA★1年”“商密AA★3个月”等。保密期限在1年以上的以年计，在1年以内的以月计。 （三）紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标注“特提”的电报，应随到随办：标注“特急”、“加急”、“平急”的电报，综合管理部配合相关部门分别在3个工作日、5个工作日、7个工作日内办毕。 （四）发文单位标志：文件式公文的发文单位标志使用公司全称加“文件二字，公司部门公文的发文单位标志使用公司全称加“部门文件”四字；便函式公文和信函式公文的发文单位标志使用公司全称；公司呈批件的发文单位标志使用公司全称加“呈批件”三字，其他公文的发文单位标志由综合管理部确定。 （五）发文字号：由发文单位代字、年号、发