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Policies Procedures 政策与程序 Subject 科目: Office Material 办公用品管理制度 No.编号: AO/PP/OF001 Effective Date:2011.8.10 Total Page：3+4 Prepared By: Recommending Approval: Approved By: Chris Lan Miss Wang Mr Ron Podlas Manager of Human Resources Director of Admin President Distribute to: All Department/project Heads 所有负责人 __________________________________________________________________________ Office Material Policy 办公用品管理制度 ___________________________________________________________ PURPOSE OF POLICY 目的: 为加强办公用品管理，保障公司日常办公需要，确保日常工作有序开展，强化办公成本核算，结合公司实际，制定本办法。 POLICY 政策: 一、本办法适用公司各部门。 二、本办法所指办公用品包括： 1．办公耗材类，如：复印机碳粉、鼓，复印纸等。 2．办公文具类，如：铅笔、胶水、单（双）面胶、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、文件夹、纸类印刷品等。 生活用品，如：面巾纸、茶叶、饮用水等。4、电脑、复印机、打印机等办公设备，价值较高，属于固定资产，按固定资产的管理制度进行管理。 1 三、集团行政部为公司办公用品的具体管理部门。行政部设置办公用品实物帐，并设专人负责对办公用品分类、保管、领用、定期盘点等有关事项。办公用品的采购，由集团材设部负责。 四、使用部门和员工负责办公用品的日常保养、维护及管理。 五、办公用品采购 1、各部门须按各部门实际需求填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人审核同意后，于每月28-31日（遇节假日提前）报至行政部。各部门在规定时间内未提交采购申请的，则视为该部门下月无物品申请需求。 2、集团行政部根据实际用量和库存情况制定采购计划，填写《办公用品采购计划表》，按采购审核权限经公司领导批准后，由集团材设部统一购置。 3、采购人员根据《办公用品采购计划表》进行采购，不得擅自更改准购物品的种类和数量。 4、办公用品采购完成后须入库，由行政部的办公用品管理人员按照财务部规定的出 入库手续办理，严格核对品种、数量、质量、规格、单价是否与采购清单相符，验收 中如发现问题，应立即根据有关规定向供货或运输单位提出，及时办理退换或赔补手 续。严格按手续验收入库，登记上帐。 六、办公用品领用发放 1、办公用品领用发放按“先进先出，计划供应，节约使用”的原则进行。发放人员须严格按照《办公用品领用表》要求，先办手续后出货，严禁先出货后补办手续和白条发货。发放人员按月分部门整理、核对《办公用品领用表》。 2、办公用品领用时须进行出库登记，其中耐用型办公用品（如鼠标、订书器、计算器等）登记到人，工作调动或离职时要办理移交、退还手续，否则按规定折价赔偿。3、耐用型办公用品更换时，采用以旧领新制。更换耐用型办公用品（如鼠标、订书器、计算器等）需提供原有破损物品；易耗办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部门负责人审核同意，到行政部办理报废注销手续。 4、办公用品领用时间为每周星期二和星期四。 七、办公用品部门管理 1、公司库存的办公用品由行政部负责管理，对于达不到库存要求量的要及时补充调整。 2 2、办公用品日常使用由各部门负责管理，如耐用型办公用品因出现故障不能正常工作，须向行政部提出申请，由行政部组织进行维修，对无维修价值的，统一进行报废处理。 八、全体员工须树立主人翁思想，勤俭节约，自觉爱护公物，节约使用。对因责任心不强导致公物丢失或非正常损坏的，个人需承担赔偿责任。 九、行政部办公用品管理负责每月进行盘库，并按照《办公用品盘存报告表》填写后，交行政总监和财务部各一份备查。财务部负责定期对办公用品库房进行盘库，发现账实不符的，按照集团的《处罚及赔偿管理制度》对责任人进行处理。十、附则 1、本制度由集团行政部负责解释和修订。 2、本制度从颁布之日起开始实施。 ATACHMENTS 附件: 1、《办公用品需求申请表》 2、《办公用品采购计划表》 3、《办公用品领用表》 4、《办公用品盘存报告表》 3 办公用品需求计划表 部门： 月份： 个人领用类 部门公用类 办公用品名称 部门