会议接待程序.docxVIP

会议接待流程 一、销售部接待程序 1、及时与会务方负责人进行联络 （ 1）清楚了解会议性质（接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉 宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、 形式、交通及其他特殊要求等） 。 （ 2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后， 应及时向部门主管领导汇报情况， 由部门主管领导召开协调会议， 统 筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中， 应和会务方具体负责人详细讨论有关的会 议细节， 做好记录， 尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客 房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发 出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后， 应根据实际情况给客户提供清 晰的价格。 如该活动涉及多项内容， 应会同有关部门对某些价格进行 调整及平衡 . 价格政策是相对固定的， 如超出自己的权限， 应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议，收取会议押金 当会务方已确认所有会议细节后， 双方应根据要求及承诺签订会议协 议，并依照协议收取相应的会议押金。 5、会议接待通知单 签订好会议协议后， 根据双方协商的具体内容和有关细节， 填写会议 接待通知单，经核对无误，下发至各部门 ,并保存该次会议的档案。 6、会议接待 发出会议接待通知单后， 需和会务方负责人及宾馆相