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公司文件管理制度 总则 1目的 为加强公司文书档案、音像资料的管理工作，保证文件资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。 2适用范围 本办法适用于公司所有文件资料的管理。 3 本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。 4管理权责 综合管理中心企管部负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。作业规定 1．文件资料的分类 11文件资料的分类 公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值的资料。 公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。 12文件资料的归类范围 行政管理类 ①公司对内和对外已行文的管理体系文件（管理手册、程序文件、作业文件、记录文件）； ②部门内部文件（部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度）； ③公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要； ④公司各类证照资质及相关资料。 经营业务类 ①公司规划、年度计划、经营情况等相关资料； ②公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等； ③委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。 技术资料类 ①基础资料（原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等）； ②项目资料（工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等）； ③受控的技术文件（与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等）。 人力资源类：劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。 财务会计类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。 行业类： ①下发至公司的各类文件； ②企业执行的行业、地区、国家、国际标准； ③与企业有关的法律事务的相关资料。 企业形象类 ①企业VI相关资料； ②网站及其他平台相关资料； ③企业内刊及周年庆等企业活动相关资料； ④公司参与的各类展会、社会活动、公益活动等相关资料；⑤公司所获得的奖杯、奖状、锦旗、荣誉证书、成果展示品等荣誉成果。 实物展示类 ①公司重要的产品样品及其他外来产品样品； ②公司具有纪念意义及保存价值的各类礼品等； ③由于机构变更或撤销、合并而失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安审批后制作的印章。 后勤保障类：垃圾清理、保洁保安、工服、绿化、食堂、水电气等合作协议。 音像图书类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像、图书等。 2．文件资料的格式 22 五号字并且加黑。文件序号统一使用阿拉数字序号111三层序，号第四层 采用①第六层采用☆分隔。有的文件可以前面再增加一层“一、二、”大写序号。15倍行距。 23部门代码 XS—销售中心：XS1-销售一部，销售二部，销售三部； —技术中心：科技部，质检部，技术部，研发部；GC—工程中心：工程项目部，工程资材部，GCSJ—工程设计部；YY—运营中心：商务部，生产服务； WZ—物资中心：WZCG-采购部；生产部；仓库；ZJB—总经理办公室。 3．文件资料的处理 31发文 内部发文 （总经理签字） 对外发文 （总经理签字） 32收文 各职能部门不得对需送至企管部的文件资料积压迟误，应即时报送。33文件资料的处理 企管部负责公司所有文件资料的发文、收文以及登记、保存。 公司各职能部门负责本部门文件资料的管理。部门文件资料的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，即分别为行政管理、经营业务、技术资料、人力资源、行业、财务会计、企业形象、实物展示、后勤保障、音像图书，标题前要添加公司LOGO和中英文简称。文件夹内设目录便于查找。 各部门指定具体负责人（资料员）负责本部门文件、资料的整理和管理。如果资料员离职需要进行文件交接。 4．文件资料的归档 41文件资料的整理 程序文件、作业文件本部门永久保存；原始记录文件在本部门保存两年。两年以上记录文件，需交由行政部归档管理。 对于电子版文件，由行政部管理员刻盘或拷贝在移动硬盘中，建档保管。 42档案的保存 43档案的级别 档案的保密等级由总经理直接确认。保密等级分为A(绝密)、B(机密)、C(秘密)、D(普通)四种。 ①A级档案(绝密)：指最重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。 ②B级档案(机密)：指重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。 ③C级档案(秘密)：指不为公众所知悉﹑能为企业带来经济利益﹑具有实用性并经企业采取保密措施的技术信息和经营信息。一旦泄密会使企业受到一定程度的危害和损失。 ④D级档