附件：内业资料云信息存储及二维码资料台账建立操作指南.docxVIP

PAGE PAGE 1 监理资料云信息存储及 二维码资料台账建立操作指南 纸质版内业资料归档整理 第一步：划分责任、建立内业资料管理台帐。 根据项目监理机构组织形式和管理层级设置进行工作责任划分，并创建相应的文件夹（如综合办公室、工程技术部、安质环保部、中心试验室）和第二管理层级的监理组（或分站）等内业资料管理台账。 第二步：收集归档、整理、转化纸质内业资料文件。 首先收集、整理现场监理人员自身产生的资料，结合监理机构内业资料管理台帐和责任划分，在内业资料管理人员的指导下，由现场监理人员按照监理机构规定的格式填写监理日记、旁站记录、监理指令、监理验收过程“监理取证”影像资料（验收合格的隐蔽工程PDF格式影像资料），并通过各自手机上安装的扫描软件（扫描全能王APP;Office Lens APP等）自行扫描保存为PDF格式电子文档。其次收集、整理已签认的施工单位质量验收资料（包括检验批、分项等），及时完成扫描、保存、传送。 电子资料每月至少一次移交至监理机构内业资料管理人员。电子资料的移交可采取网络传送或移动存储（U盘）移交。 电子版内业资料归档管理 整理电子内业资料文件。监理机构内业资料管理人员在及时完成纸质版内业资料整理归档的基础上： 1. 及时将监理机构产生的施工方案类文件已完成批复的审批页扫描后插入该文件word版文档中，并全部转换为PDF版电子版文档后完成云存储。 2. 将现场监理人员传送来的电子资料进行整理、分类，上传至云存储平台中事先设定对应的现场监理内业资料-XX单位工程-XX监理人员-XX资料类别文件夹中。示例如下： 扫描形式：监理日记（志）、已完成装订类资料可用手机CS、office lens等扫描软件进行快速扫描，其他未装订资料可通过扫描仪或手机进行快速扫描，扫描完成后按照规定格式对相应的资料命名后存入对应的部门及电子版文件夹。 转换形式：监理文档类电子资料最终输出、存储为PDF格式，影像资料按建设单位规定格式存储。 资料编码：监理通知单、工作联系单等监理内部资料可根据业主要求来建立文件夹。例如：南宁轨道交通4号线一期工程土建施工监理01标监理项目部监理通知单根据业主要求按站点签发，这样电子版资料就以站点为单位建立文件夹，文件夹内文件名称与纸质版资料同编号，这样便于后期查询统计。 云信息平台内业资料归档管理 第一步：申请一个新的工作QQ号码； 第二步：根据监理项目部电子版内业资料情况申请会员； 第三步：打开QQ微云，根据已建立的电子版文件夹在云平台内建立相应内容的文件夹。如下： 第四步：各部门根据资料台账逐一将扫描转换为PDF格式文件的电子版文件上传至云信息平台内相应文件夹内。如下： 第五步：点击生成二维码的文件，单击右键出现一个下拉菜单，点击获取二维码。如下： 第六步：结合已生成的二维码，并将生成的二维码截图，粘贴至台账中建立一个可以随时扫描查阅的二维码台账（因QQ微云技术还不够成熟现部分二维码扫描查阅时间不稳定，所以在资料更新或者二维码时间较长的情况下，请选择及时更新二维码台账。避免出现非网络问题等造成无法查阅二维码资料），并打印存档备查。如下： 注：按信息保密原则上图二维码已进行处理无法识别，仅做示范用途。 注意事项：如文件无法上传、下载，一是由于网络原因导致，需刷新后再次尝试，或重新登录网盘操作；（注：一经生成二维码的文件夹请勿修改名称，如修改应更新二维码台账）。