论坛活动流程整理.pptx

1 论坛活动流程整理 序目 一、论坛活动流程框架 二、前期准备 三、活动执行 四、后续跟进 第1页/共17页 一、论坛活动流程框架 第2页/共17页 拟定时间结点 前期启动 传播预热 活动进行 总结 后续延续 4月10日 4月20日 5月10-12日 5月20日 拟定时间结点： 第3页/共17页 二、前期准备 前期准备阶段的工作分为前期调研，方案策划，前期预热，嘉宾邀约，场地布置，接待工作。一般提前30天。 第4页/共17页 前期准备——前期调研 前期调研：通过全面调研，完成活动可行性报告。 第5页/共17页 前期准备——方案策划 方案策划：根据调研结果和可行性报告 完成活动策划书、活动执行方案、VI设计、 新闻稿发言稿撰写。 第6页/共17页 前期准备——前期预热 前期预热：通过媒体、网络、广告等渠道 线上线下结合对活动进行宣传预热，引起 广泛关注。 第7页/共17页 前期准备——嘉宾邀约 嘉宾邀约：参会嘉宾主要是受邀请的企业代表和特邀领导、媒体记者。 1、组织公关人员，向企业代表和媒体发送请柬。 2、确定到会人员数量，如未达到预期数量，启用备用客户邀约。 第8页/共17页 前期准备——场地布置 场地布置： 1、嘉宾下榻酒店 2、新闻发布会场地 3、论坛会议中心 4、酒宴宴会厅 第9页/共17页 现场布置    （草拟，具体安排见活动执行方案） 活动背景板、嘉宾简介展板、 以横幅、海报、鲜花、绶带、气球、音乐等烘托热烈、隆重、喜庆气氛。 会场内布置 1. 彩虹门（2座，会场正门口前，18米跨度） 2. 100米红地毯由会场内延伸至会场外18米跨度彩虹门前 3. 大型喷绘背景（XXXX论坛新闻发布会字样） 4. 鲜花（彩虹门周围，数量60盆） 5.礼仪小姐（20人左右） 6.迎宾乐队（30人左右，位于会场门口） 7 会场门前两旁布置彩旗50面，悬挂红色横幅6条 8 升空气球（8个，悬挂致贺竖幅） 9.横幅（悬挂于新闻发布会现场正门） 第10页/共17页 现场布置 现场布置：（草拟，具体安排见活动执行方案） 主席台： A. 小型演讲台（1个，位于主席台上左侧，放置座式麦克风，装饰大束鲜花） B. 主席台（摆放台花，手帕，餐巾纸，矿泉水）台前装饰鲜花60盆 2. 嘉宾席（正对主席台的第一排，座位上摆放嘉宾姓名座牌、矿泉水） 3. 记者席（正对主席台第2排至3排） 4. 会场两侧 A. 易拉宝或海报每侧各6幅 B. 摄影机（正对主席台） 5. 现场展示（宣传资料） 第11页/共17页 前期准备——接待工作 接待工作 1、接待人员和业务人员会前培训。接待人员包括机场、车站的接待、报到酒店接待、论坛现场接待和酒宴接待。业务人员主要负责会议中业务解答、主要客户的全程陪同。 2、会务资料准备。包括宣传资料、会务现场布置宣传资料、本次活动安排行程、有关领导发言稿、欢迎横幅绶带等。 3、客车车队。根据到会的实际人数和实际需要确定客车数量，确定行程路线、时间安排等。要求专人负责。 4、到会礼品：当地土特产等。 第12页/共17页 三、活动执行——活动流程 （一）活动流程（草拟，具体流程可见活动执行方案） 对话题目： 对话时间：上午10：30——12：00 论坛主持：XXX 时间安排： 09：00 保安人员全部指定地点分布到位，保安人员做到以下五点： 1.及时规劝清理无关闲散人员退场，确保场地安然有序。 2.引导领导、嘉宾、记者、有关人员车辆摆放和车辆安全。 3.提高警惕，加强巡视，化解现场矛盾，严防突发事发生。 4.确保领导、嘉宾、记者有关人员入场前迎接及活动后退场护送安全保卫工作。 5. 严格履行本次活动安全保卫职责，确保本次活动安全。 09：30 礼仪小姐到位，做好迎宾准备 09：40贵宾于前排就座 09：45 主持人到场 09：45嘉宾签到 09：50 领导与嘉宾到达会场 10：00论坛开始，主持人对嘉宾进行介绍 10：00 主题演讲 主讲内容： 主讲嘉宾： 主讲内容： 主讲嘉宾：   11：30 观众提问，嘉宾现场解答 12：00 主持人宣布论坛上部分结束 第13页/共17页 三、活动执行——活动流程 12:00-14:00 中餐 午休 14:00 主持人宣布论坛下半场开始，贵宾于前排就座 14：10 主题演讲 主讲内容： 主讲嘉宾： 主讲内容： 主讲嘉宾：   15：30 嘉宾现场讨论 17：30 主持人宣布论坛结束 18: 00 晚宴 、酒会 酒会结束后，主办方安排车辆送嘉宾回酒店休息。 第二天，安排嘉宾返程。 第14页/共17页 四、后续跟进 1、官方总结活动成果； 2、为与会嘉宾提供活动总结纪念； 3、为签约或有意向签约项目持续跟踪服务； 4、媒体宣传传播活