会务管理参会人员送别.ppt

. 参会人员送别 一、引导与会人员安全退场 引导与会者退场 打开会议厅所有出口 先引导与会领导离开会场 如果会场有多余的通道，与会领导和其它人员各行其道 引导车辆驶离 会前做好泊车安排 最好划分停车区 领导车辆先行离场 其它车辆按顺序离开 二、离会服务工作 及时和与会人员清理结算帐目 提醒与会代表归还借用的文件、物品；不要遗忘自己的物品 为与会代表预订并提前发放飞机票、车船票 了解自带车辆人员的返回日程，路线及车辆油耗等情况 安排送行车辆，将外地与会者送到机场、车站或港口 请示领导后，为与会人员解决相关问题。 安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。 和与会人员清理结算帐目 会议一结束，会务主办方就要安排与会者结算会务费用，同时向缴费者提供相关发票。 1、由主办方承担全部费用的会议。结算项目基本相同，包括车船费用、住宿费用、会议费用。 结算程序相对复杂。发邀请函就要做好准备，会议回执项目要设计齐全，并要求与会者准确填写个人信息，以免非参会人员参会，增加会议负担。之后，会议主办方就可按参会人数准备现金。 2、主办方担负会务费，其它费用与会者自理的会议。 其他费用一般包括住宿费、餐饮费、车船费、旅游参观费用。有的会议旅游参观费也是主办方承担，与会者单位一般负责报销住宿费和车船费，其他不予报销。一般会议组织者将餐饮费与住宿费一起计算，开一张发票。会务组要在与会人员离会前开好发票，或嘱咐其离会前到宾馆前台结清帐目，开好发票。 3、所有费用由与会者担负。这种付费方式的会议一般是由会议公司来承办，会议组织者要为与会者开清以下发票：其一是会务费发票。可报到时开具；也可先开收据。二是住宿费发票，一般先开收据，与会者离会是到宾馆前台换取正式发票。 发放回程票，安排人员送站 一般在代表报到时请他们登记回程日期和回程车票 根据登记情况，会务人员要及早和售票处或旅行社联系订票 发放回程票时间应该根据与会代表所订返程票的时间而定 送站，是会务人员为与会者所做的最后一件事，也是展示会议组织者美好形象的重要一环。 会务组根据与会者的身份、职务、年龄和身体状况以及车辆的承载能力安排合适的人员和车辆送站。 如果身份地位高的贵宾，则由组织方的领导亲自送站。 了解自带车辆人员的返回日程，路线及车辆油耗等情况 以帮助选好返程路线，选好加油站把车油加好，处理好各种特殊情况 会务秘书要有危机预防意识，提醒安全驾车，做电话回访。万一出特殊情况，请示领导，帮助解决。 安排好暂留与会者的住宿及膳食等工作 帮助安排住宿和膳食方面的相关事务 如果有特殊要求，会务人员应该在领导批准的情况下尽力帮助解决。 二、会场清理与会费结算 会场清理 1、清理会场用具 如果在本单位会议室开会，会务人员只将会标、桌牌等针对本次会议的相关标志撤走，恢复会议室原貌。 如果是租赁会议室，清理工作就复杂许多。 还清借用、租用设备的设备，如因特殊情况不能归还，应将其归库，并派专人保管。 撤走会场的临时性布置，包括会标、彩旗，绿植等。 清点会议用品、用具，能再次使用的归库管理；一次性用具进行销毁。