电子表格数据导入科怡方法.docx

电子表格数据导入世纪科怡之方法 发布时间：10-07-04 来源：黄冈市档案局 程小琴 电子表格 Excel 数据不能直接导入到世纪科怡，但可以通过两种数据库软件来进行。一种是通过 Microsoft Office Access（以下简称Access）来导入，一种是通过 Microsoft Visual FoxPro（以下简称 FoxPro）来导入。下面分别介绍这两种方法的操作。 一、通过 Access 导入 （一）从 Excel 导入到 Access 1、打开 Excel，确保目录的“备注”项之后的“全宗号”、“年度”、“类别”、“分类号”、“保管期限”、“档号”等项目的数据无遗漏，并删除第一行标题如“归档文件目录”、取消合并单元格、撤销手动换行、去掉空格和空行。 2、从开始—程序—Microsoft Office—Microsoft Office Access 启动Access， 单击工具栏上的“新建”按钮。 3、在“新建文件”任务窗格中的“新建”下，单击“空数据库”。 4、在“文件新建数据库”对话框中，指定数据库的位置和名称，然后单击“创建”。 5、在“数据库”窗口 ，单击“文件”菜单，指向“获取外部数据”，然后单击“导入”。 6、在“导入” 对话框的“文件类型”框中，选择“Microsoft Excel”，单击“查找范围”框右侧的箭头，选择工作表文件所在的驱动器和文件夹，然后双击相应的Excel 表。 7、在“导入数据表向导”对话框，单击第一个“下一步”后，勾选“第一行包含列标题”。单击第四个“下一步”后，选择“不要主键”，再单击“完成”。 8、在“设计”视图中，在窗口上部单击需要设置“字段大小”属性的字段。在窗口下部“常规”选项卡，单击“字段大小”框的下拉箭头，选择与科怡软件一致的字 段类型（如：科怡软件中，归档文件的件号、年度、页数均为数字整型），单击工具栏上的“保存”按钮，退出 Access 数据库。 （二）从 Access 导入到科怡软件 1、打开科怡软件，鼠标指向“数据管理”，单击“数据导入”。 2、在“数据导入”主界面，选择右侧“目标表”的“表选择”下拉列表中的目录表， 单击左侧“源表”列表框中的“源库连接”按钮。 3、在“数据库连接”列表框中，选择 ACCESS，然后再按“下一步”按钮。 「O 归 吓 ．疾 包l 请在列限阻中选择您所 要连接的攷菇脤类益， I I心 C氐 丽 R平 王一 观儿开们亟 三l O选择此项 sn认匀： 勾L幻汛四 OR ＠单击此坟 取消O 上一步 下一 步 叨 l [ － 4、单击“数据库路径”右旁的“…”铵钮。 「0 奻 祝痄洼拦 困 谒埴写下列详纽旧「息 用尸桥识： r 1,11 r- 用尸密乌 ： 登费柔路径： 取消巳 」 上竺竺」 一壬... l 二 二J 5、在打开的“确定”对话框中，找出想要的数据库并双击它。 「叩 室到 趴”出2 ［习网上碌．气 趴”出 2 ［习网上碌 ．气1 叩 兰 文忡名吩 ． 艾 fl;) : 」 ..色凸 郖 习习6、在“数据库连接”列表框中，单击“完成”。 习习 「O 归 斤吐 包l 语埴写下列佯呻 息 用户铝q: |心lill:m ． 用户密鸟： 归症： lC：如 凹位13 也 a s e l t i如 心 i“ 口 败诮 败诮O 上一步 屯11 7、在“数据导入”主界面，用鼠标将目标表中的字段名直接拖到源表相应的目标列中，并与源表字段名相对应，点击“导入”按钮。 0r 邸 界人 巴l 晌 ： 「 码三 晌 ： 「 码 三l 冗 ： 』国 红 忙 穸中 心中五 扣 1 竺」心工 l 广 呈甜 玉 匹 己li.i宫 」 “ e凸~ .志上七 卢 ”，“一” l li bi 1 t i l i 卫J ... 左 边拖 心斗．｀＂ 匣1i正，几｀i u .. 中歹 守“”史心Iii 心Iii 以心 千 q 吐 At l t r 叩 酝 杠 ）l } 正 四 o | 玉滑扣 红 叫 玉 邸 江 寻 叨 l I OOOL29 器oooJI 言己 吨沪玉 l导心 引 畴 嘘 l 澄 今： l 虹 胚鬼名i  四 豌 叨 ， 叫 咕 咕 m I 三l 叩院矗列邑 ＠ 单击此顶 四 叩 I REI 乓A O 劝 U | 8、窗体底部出现一个蓝色进度条，表示导入工作正在进行。 1 如 池 后入 罔 丑 玉 謹 Qi  担 竺灯扛这必 丸冲妇 ，l eH 耘- 心二 尸已廷 毙 R,1111,旦“心咂＿-“ 心 四王 R,1111, 旦 “心咂＿- “ 心 四王·屯屯卫 压 bi. 比忘0000g 骂器叨君『H l g骂}已骂簪 轻臀 g 骂} 已骂簪 轻臀 山i b” 骂骂蚾扫fili D 骂骂蚾扫 芒罕密硒t也