单证员岗位说明书.pdfVIP

单证员 岗位说明书 职责说明： 1. 负责合同订单的顺利执行。 2. 负责更新贸易部的各种表格。 3. 负责业务数据ERP 中的录入。 4. 负责贸易部经理交办的其他工作。 具体内容如下： 1. 根据新签订的合同，及时更新CLK 跟单记录表，并发给各部门，以此告知各部门要执行 的订单量安排。 2. 根据合同中的发货日期，及时与客户相关负责人联系，要到shipping instruction （具 体打包要求、唛头、BL information、Bank information、寄单地址）等详细信息, 根 据以上信息及时制作“订单执行指令”并发送给供管部，请其严格按照要求备货。 3. 部门经理订舱后，及时与货代联系拿到订舱信息，制作“shipping advice”发给客户 相关联系人。 4. 货物到港前一周，单证员需将此批货物的装箱要求提前发送给货代，并与货代沟通是否 能满足要求。（比如有无干燥剂、是否能打加固、是否能提供适合雨雪天作业的操作方 式、是否有监装人员按照顺序监装及在装箱后2 天内提供装箱图片） 5. 货物到港后，及时与货代确认货物情况。有以下2 种模式： A．酸洗打包好的货物：确认外包装是否干净、整洁、有无破损；锭子表面是否光亮、 有无氧化现象；唛头（样式、托号）是否按照要求贴正确，及时索取图片发给供管 部及营销部经理进行确认。 B．需要在港口酸洗打包的货物：确认港口天气、酸洗进度，及酸洗打包完后是否符合 我司要求，及时索取图片发给供管部及营销部经理进行确认。 6. 根据船期，货物的预计到港日期/完成酸洗打包日期，及时制作报关单据并传真给货代， 且确保货代在报关之前收到我司核销单及报关委托书。同时，在货物装箱后1-2 天内， 必须拿到装箱图片，经供管部及营销部经理确认后选择部分图片发送给客户，以证明货 物在出运前的良好状态。 7. 跟踪报关进度，确认货物是否顺利通关及装船。同时与货代确认提单信息（尤其注意客 户是否要求申请 14 天免用箱或显示“SHIPPED ON BOARD”等字样）一般船开后3 日左 右提单就可出来，请货代将扫描件发来再次核对无误，在寄出。 8. 根据客户要求缮制全套单据：发票、装箱单、质检单、质量重量证明、无木托证明、产 地证、海运货物运输保险单。 a) 需要产地证的情况：根据提单日期，在九城软件/(贸促会)IFORM 中录入相关数据， 发送给出入境检验检疫局/贸促会。审核正确后，到出入境检验检疫局（含光路）/ 贸促会（玫瑰大楼25 层）缴费并申领产地证即可。 b) 需要保险单的情况：根据预计的提单日期，提前登陆 ， 用户名：CLK, 密码：123，录入相关数据，在得到最终的提单日期后，进行批改， 自动核保，生效，打印。 9. 将做好的全套资料扫描成PDF 档发给客户相关负责人，请其尽快确认。客户确认OK 后， 待收到提单正本即可交单（注意：提单是否需要背书）。 交单有以下3种形式： T/T：直接寄到客户指定地址，并将寄单号发邮件告知客户 D/P：交到银行，交单后第二天查询寄单号，并告知客户 L/C：交到银行，交单后第二天查询寄单号，并告知客户 10.给财务提供：报关发票、交单发票（带红色LOGO）。 11.收到外汇的2种情况： a) 电汇：银行通知到款后，按照财务指示，打印报关发票并附注核销单号传真给东亚 银行，传真 b) D/P或L/C：银行通知到款后，根据财务指示，做相应的到款结汇发票给东亚银行， 传真号同上。 12.将交单日期、寄单号、到款日期、到款金额等信息及时更新到“CLK跟单记录表”里。 13.收到已用核销单后填写第一联：出口币种总价、收汇方式、报关日期，和第三联：货币 名称、数量、币种总价、报关单编号。并将其与报关单绿联收集在一起，交给财务。 14.每日更新“单证员日报表”汇报工作及明日安排。 15.随时更新“部门财务管理-营销部”中-应付账款表、部门费用报销。 16.每周五做“周绩效考核及计划表-营销部”，下午进行汇报工作；每月月底更新-营销部 销售收入明细表、营销部发票项下未收款明细表、营销部发票项下未付费用明细表。