河南大学百年校庆会务通系统培训一.pptx

会计学 1 河南大学百年校庆会务通系统培训一 目录 河南大学百年校庆基本情况介绍 什么是会务 河南大学百年校庆会务通介绍 第1页/共17页 百年校庆基本情况介绍1 校庆邀请人：1、学校邀请，2、学院以学校名义邀请，3、学院邀请，4、自发返校。学校管1、2，学院管3、4。 注意：2和3要区分。 邀请人分类：校友（在河大学习和工作过的）和来宾。 第2页/共17页 百年校庆基本情况介绍2 接待站设置： 总接待站：老校区南门里一个 新校区图书馆前广场一个 学院接待站：各学院设一个接待站 各酒店接待站：每个酒店设接待站一个 第3页/共17页 百年校庆基本情况介绍3 接待站层次： 1、总接待站学校负责 2、各学院接待站学院负责 3、各酒店接待站 （1）学校负责的酒店 （2）学院负责的酒店 第4页/共17页 百年校庆基本情况介绍4 各接待站的工作职责： 1、校友和来宾的签到 2、校友和来宾礼品的发放 3、礼仪 4、引导 5、其他 第5页/共17页 百年校庆基本情况介绍5 接待站人员配置 1、负责人 2、信息员志愿者 3、礼仪志愿者 4、引导志愿者 5、1对1服务志愿者 6、其他志愿者 第6页/共17页 百年校庆基本情况介绍6 信息员工作职责： 1、操作会务通系统对返校校友和来宾签到 2、礼品登记（非发放） 3、向校友和来宾发送短信通知 4、查询统计校友和来宾签到情况 5、查询统计酒店房间使用情况 6、培训其他信息员 第7页/共17页 百年校庆基本情况介绍7 接待站信息员配置数额 根据各接待站的大小配置信息员，至少2人。 每个信息员需要的设备 1、具有无线链接功能的笔记本电脑 2、显示器 3、VGA线 4、一台公用手机 各接待站要能上网登陆会务通系统。 第8页/共17页 百年校庆基本情况介绍8 校庆主要活动 1、9月25日上午老校区大礼堂内庆典 2、25日下午老校区小礼堂校友会活动 3、25日晚新校区庆典晚会 4、各学院安排的相关活动 5、其他 第9页/共17页 百年校庆基本情况介绍9 接待基本流程： 1、住宿：24日晚安排酒店房间并签到发放校庆指南和礼品-25日晨统一乘大巴入校参加活动-乘大巴到指定饭店就餐-参加下午的活动-晚餐-观看晚会。 2、不住宿：25日晨签到并发放校庆指南和礼品-参加上午相关活动-乘大巴到指定饭店就餐-参加下午的活动-晚餐-观看晚会。 第10页/共17页 什么是会务 什么是会务：会、餐、住、行。 会：会场布置、会议座次，发言稿等等 餐：吃什么，在哪吃。 住：在哪住。 行：怎么去开会，怎么去吃，怎么去住。 第11页/共17页 河南大学百年校庆会务通介绍1 会务通功能简介 1、签到 2、发送短信通知 3、统计查询来宾签到情况 4、统计查询酒店住宿情况 5、礼品登记 第12页/共17页 河南大学百年校庆会务通介绍2 实操演示 211.142.109.94 注意事项： 1、发送短信有权限。 2、签到报手机号即可。 3、若某时间段签到人数较多，可用纸质签到表签到。 4、大人物通常不会去签到处签到，信息员要及时与接待点负责人或引导员沟通联系。 第13页/共17页 河南大学百年校庆会务通介绍3 系统说明： 1、系统中：学校邀请、学院以学校名义邀请和学院邀请的校友和来宾是提前导入的；自发返校的校友是签到时输入系统的。 2、若系统中没有邀请人的随行人员的信息则要根据接待处负责人的要求并根据实际情况灵活处理。 第14页/共17页 河南大学百年校庆会务通介绍4 3、酒店房间安排：标间听负责人指挥，可只安排1人。 4、礼品领取环节：先签到后领礼品；每人只能领取一份，不能多领，可以代领。 5、联通和电信手机号目前还无法使用会务通系统发送短信。 6、导入导出excel操作要求每位信息员熟练使用。 第15页/共17页 谢谢！ 第16页/共17页