会议组织与服务完整版教学课件全书电子讲义(最新).ppt

第三章 会后收尾工作 第一节 参会人员的送别服务 第二节 会议文件的收集与归档 第三节 会议纪要的编制 第四节 会议总结与评估 会议组织与服务 第四章 常见会议的组织与服务 第一节 内部小型会议 第二节 新闻发布会 第三节 商务谈判会议 第四节 视频会议 本章学习目标 ◆掌握内部小型会议的组织与服务要点 ◆了解新闻媒体的类型，掌握新闻发布会的组织原则与方法 ◆掌握商务谈判会议的组织与服务要点 ◆掌握视频会议的组织与服务要点 第一节内部小型会议 案例导入 某社区物业管理中心召开了一次业主座谈会，邀请了20多位业务代表参加，到会的还有物业中心各部门的负责人，主持人是物业管理中心的主任。座谈会的主题是请业主代表对物业服务提出意见或建议。 会议刚刚开始，气氛比较融洽。但是随着意见越提越多，会议室的空气逐渐紧张起来。许多业主代表将意见集中到了保安服务这方面。有业主代表说自己家的自行车被盗了，有的说电动车的蓄电池被盗了，有的说私家车不知道被什么人给划伤了，还有的说小区里经常有一些推销人员进来挨家挨户去敲门，严重干扰了大家的生活。 案例导入 保安部门负责人听到这么多的意见都是针对他的，脸色越来越难看，终于忍耐不住了，发起火来，争辩说：“反复提醒你们把自己家的车锁好，可你们就是不听，丢了活该！你们有小轿车的人，总是乱停乱放，挡住别人的路，人家可不就给你把车漆划伤……” 作为主持人，物业中心主任也赞同保安队长的话，确实有业主自身的原因。他就没有制止保安队长的话，让他继续说下去。业主代表们也不甘示弱，于是大家的嗓门越来越高，仿佛在吵架一般。 想一想 1.在这个案例中，座谈会主持人和保安队长对待意见的心态有什么问题？ 2.座谈会进行期间，如果出现了针锋相对的争执，主持人应如何处理？ ? 内部小型会议 办公会议 及其特点 办公会议 组织工作要点 座谈会 及其特点 座谈会 组织工作要点 一、办公会议及其特点 办公会议是一个单位或部门的有关负责人举行会议讨论并处理事务的工作方式。办公会议往往是一种小型会议，参加人员多位单位或部门的负责人。 办公会议一般定期召开。 办公会议的参加人员数量比较少，一般在10人左右，而且人员固定，不能随意更换参加者。 办公会议的内容主要是讨论研究日常工作中的管理事务。 二、办公会议组织工作要点 1.明确召集人 2.明确开会时间 3.建立议事规则 4.办公会议内容 5.严格保密 三、座谈会及其特点 座谈会是为了了解情况、沟通信息、征求意见、增进感情而召开的一种小型的非正式的会议。 座谈会上，所有的参加人都有发言机会，发言一般比较自然。 主持人应训练有素，能够调动所有参加人的积极性，使大家畅所欲言。 座谈会除了要为参加者提供饮水服务外，往往还提供水果、糕点等食品，参加人可以边吃边谈，气氛和谐融洽。 四、座谈会组织工作要点 1.主题明确 2.选择适当的主持人 3.会后进行梳理与归纳 二、会议文件的立卷归档 2.会议文件立卷归档的范围 （1）会议文件立卷归档范围包括以下方面： 1）各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭幕词等及其复印稿。 2）上述会议的出席、列席、分组名单。 3）上述会议的议程、日程和程序。 4）上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。 5）上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。 6）领导在上述会议上的报告、讲话、谈话及其复印稿。 7）上述会议的选举材料。 8）上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。 9）上述会议的证件。 10）上述会议的记事表。 11）上述会议的会议总结。 12）与会人员名单、联系方式。 13）其他有关资料。 二、会议文件的立卷归档 2.会议文件立卷归档的范围 （2）以下几种会议文件不应立卷归档，可以进行简单的整理、登记、按照文件销毁手续销毁。 1）一式多分的会议文件资料，只须保留一两份，其他多余份数不必保存。 2）事务性、临时性、没有查考价值的文件资料，如召开一般业务性会议的临时通知等。 3）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿，文件资料起草人构思撰写过程中起草的未成文、未经审批的提纲、素材、底稿等。 4）内容被其他文件包括的文件资料。 二、会议文件的立卷归档 3.会议文件立卷的方法 （1）编制案卷目录。 （2）立卷。 4.会议文件的归档 会议文件完成收集、整理和立卷等工作后，即可按归档要求移交档案部门。在正常情况下，应在次年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档。移交前，档案部门应检查案卷质量。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后，履行签字手续。 实训练习 一、请根据本节的“案例引入”中所介绍的情况，列出此次例会需要收集的文件的列表，并注明数量。 二、波扬公司于