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活动流程细节
供应商活动(招商)会流程表
时间
项目名称
工作内容
注意事项
完成情况
负责人
运筹期
会议前20天--1个月
全天
开发,邀约供应商
通过各种渠道寻找供应商,使用多种销售手段成功邀约供应商(见推广计划)
成功邀约的供应商需及时维护,确保沟通顺畅,及时反馈供应商动态
招商部/品类
通知客户
1、确定邀请函内容
简洁,大方,明了,易懂;
2、由渠道部发送发布会信息
及时沟通,及时发布;
3、对接获取参会人数、地址
对接的快速性,畅通性,及信息的准确性;
4、统计客户信息并制作信息报表
信息完整性;
完成活动所需的所有物料准备
参考下面注释1
必须保质保量完成活动当日所需的物料,这能让参会的供应商直观感受到主办方的专业
素养,能影响活动推广的效果.
确定活动地点
联系场地负责人,确定时间签订合约
交通便利,当地比较知名的地点
确认布展时间
活动前1天与酒店确认布置会场时间
确认信息的及时性,保证发布会正常运行;
几点至几点
筹备,整理所需物资设备
印刷类资料是否制作完毕
保证物资,设备的数量,质量,设备完整性(话术资料,主持稿等);
后勤组
设备类是否准备齐全
服装类是否准备完毕
运输物资至发布会场地
运输车辆确认
根据会务所需租借运输车辆;
所有必需物资及设备是否运输到场地
运输的准时性,保证物资设备的完好;
运送人数到场并熟悉会场环境
全体人员是否到场完毕
确保人身安全,保证准时到达目的地;
与酒店接洽协商
1、确认员工用餐方式
及时与酒店方沟通,并及时反馈给相关负责人,确认最终用餐方案;
未开展
2、确认布告的摆放位置
与酒店确认布告牌的摆放位置,保证达到发布会的宣传效果;
会前全员任务分组
确认人员职责任务的安排
将所有工作人员按组分配,并由每组负责人带领组员至相应工作区域,熟悉工作环境及
职责;
会务副总指挥
(项目负责人)
会前全员培训
熟悉工作职责及流程
要求全体人员务必详细听讲,背熟所用到的话术,掌握发布会的主题和内容;
午餐
午餐确认
建议统一规格定制商务套餐,不求吃的有多好,但一定要让届时出席活动所有人员吃饱;
布置会场
1,桌椅摆放:按照安排布置桌椅
为防范与会超员,特在会场后部增加若干座位;
会务组
会务副总指挥(项目负责人)
2,桌子上文具等摆放
确认文具摆放的位置统一性,勿遗漏任何一桌,并适当多准备几套;
3,鲜花摆放:根据安排摆放若干盆鲜花于会场适当位置;
根据发布会主题,确定当日鲜花的种类及摆放位置;
4,地毯铺设;
注意地毯铺设的平整性,整洁性;
5,签到台的摆放布置
保证签到台摆放位置的醒目,整洁,大气;
6,大型喷绘的放置
保证呈现效果的醒目,大气及摆放的安全性;
调试会议设备
1,硬件检查:会前、会中调试麦克风、电脑音频、视频、投影仪、灯光测试完善;
必须确保麦克风,投影仪,视频等有备用;
DJ组
会务副总指挥(项目负责人)
2,软件核对:核对音乐,调试音乐。确认播放音乐流程;
确保音乐的适合性,按照之前的音乐播放流程安排表逐一试放;
3,确认演讲嘉宾的PPT的内容及流程
保证PPT可以正常演示,无任何错误,技术人员要保证PPT播放内容和嘉宾演讲内容的契合性;
4,硬件测试:测试麦克风,是否需要更换电池,不要有杂音;
多备用2-3个麦克风,及电池;
5,客户服务:舞台灯光调控,投影字幕清晰度,光亮强弱的控制
根据安排,调控灯光及光亮强弱,确保与发布会气氛相适应;
预置
检查会场
检验会场布置成效,对布置好的会场做再次扫描;
按主席台,嘉宾席,普通席的顺序由前至后逐一勘察,确保会场各个角落,符合要求;
巡查组
彩排
所有发布会的工作人员彩排
全体工作人员务必全部参加,保证发布会预演流程的流畅性,合理性及万无一失;
开动员大会
动员大会,鼓舞士气
CEO COO做最后动员,提高全员士气及会场安保意识,强调细节,认真,专注
会务总指挥(CEO COO)
安全第一
运作期
X:00—X:00
全员就位
DJ组
核对音乐,提前整理好清单,调试音乐。并与场内总监及主持人确认音乐流程;按会场要求设置好所有需要使用的软硬件设备;
按会务流程巡查整个会场,第一时间发现隐患 杜绝隐患发生 防范未然;
迎宾组
五官端正、身高基本一致、笑容亲和、服装得体统一、礼貌用语;
内勤组
随机处理场内岗位外所发生的应急情况,处理供应商投诉与建议;以及所有物资设备的搬运摆放;
签到组
会议前把所有的签到物资都摆放到位,都应遵循整齐有序方便的原则;
安保组
随机处理场内外岗位外所发生的应急情况;
摄影摄像组
全程录像、嘉宾分享录像;
摄影组
物料组
所有物资进出都必须做记录;
迎宾
迎宾方式确认
按照确定好的方式,安排场内及场外迎宾人员,并做会前培训,保证礼仪的良好性,周到性;
迎宾方式阐释
迎宾人员确认
签到
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