《办公室实务》总复习课件.pptx

第八讲 总复习与案例分析《办公室实务》课程考核说明一、考核对象：本课程的考核对象是现代文员专业专科学生。 二、考核依据：本考核说明是依据办公室实务课程教学大纲及上海复旦大学出版社出版发行的由陆瑜芳主编的《办公室实务》文字教材编写的。课程性质： 《办公室管理》是为“现代文员”、“行政管理”专业专科类学生开设的一门必修课。该课程突出实践操作与基本工作程序的讲解与介绍，很少理论的阐释与赘述，是文员工作实务操作的应用手册，也是检验文员工作规程的技术规范。考核形式：本课程采用平时测试和期末闭卷考试相结合的方式进行考核，平时测试与期末考试两者的比例分别为20%和80%。平时测试以作业形式由中央电大统一布置，测试共安排4次，每次均按百分制评阅，四次成绩平均分的20%记入总成绩。期末考试亦按百分制评阅，其成绩的80%记入总成绩。期末考试的题型为：单项选择题、判断题、简答题、设计题、案例分析题等。各题型所占分数比例分别为：10%、10%、20%、30%、30%。 复习方法１、第一阶段全面复习（粗略看书一遍） 目的：针对选择和判断题2、第二阶段重点复习（重点难点） 目的：针对简答和设计题3、第三阶段融会贯通（点面结合） 目的：针对案例分析题复习要点提示 第一章： 1、中外办公室实务。2、要特别关注办公室的布置；（要注意挡驾制度和保密制度），电话的摆放位置等，3、办公设备的使用注意事项。 第二章： 1、文员工作顺序，2、优先顺序处理工作，3、文员工作方法（特别是受意的方法、进言的方法、变通的方法） 第三章 1、怎样打电话复习要点提示 第四章 1、文秘人员收到邮件后分检的标准；2、邮件的拆封；3、上司不在时邮件的处理。 第五章 1、接待的基本礼节 第六章 1、来信受理程序（104至105页）2、来访接待程序。（111页）复习要点提示 第七章 1、会议通知写法；2、会议记录和会议记要的比较与区分；3、会议结束后的工作；4、会议成本。 第八章 1、如何安排约会（177页）2、提示系统 第九章 1、重点关注旅行结束后的工作。 第十章 1、基本了解复习要点提示 第十一章 1、宴会举办程序设计（224至225页） 第十二章 1、重点把握报告的方法（242页）；2、接待用语3、话题的选择。 第十三章（印章的使用至关重要） 第十四章 1、公文格式；2、发文处理程序；3、文书立卷标准并会立卷；4、档案的管理和利用。二、问答题：文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作? (1 )整 理 好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2分) (2 )回 到 公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（2分) (3 )尽 快 恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(2分) (4 )把 在 出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(2分) (5 )对 在 旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。(2 分 ) 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ (1)会议名称; （1分) （2）会议记录人的姓名、盖章;（1分) （3)时间(开始时间、结束时间);(1分) (4)会议地点；（1分) (5)议题; (1分) (6)主持人、主席; (1分) (7)出席者名单; (1分) (8)会议的经过情形及结论; (1分) (9)相关的资料;(1分) (10)下次会议预定日期。1分) 总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带((2分);每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁(1分);如因事外出,须经批准交他人代管.(2分)加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;(2分)并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记;(2分).加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整.(1分).二、判断题(正确打“√”，错误打“X”。每小题1分，共10分)(× )1．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。(√ )2．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。(× )3．两个电话铃同时响时，文员要同时对两个电话讲话．(× )4．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。(√ )5．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。判断题(二）(√ )6．当上司要求文员协助私人事务时．就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。(× )7．英美国家习惯