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公司文件管理办法 一、宗旨 文件管理是企业管理的重要组成部分，本办法旨在准确的存档、保存及安全管理公司的文件，保证办公室文件的有序管理，有效提高办公效率，保障公司内部信息的完整性，严格保护公司文件及资料的安全，落实公司内部好管理政策。 二、适用范围 三、文件分类 （一）内部文件 内部文件，指本公司内部在办公日常活动中所涉及到的文件，由本公司负责管理、保管，包括文书资料、照片影像、电子数据文件等（以下简称“内部文件”）。 外部文件，是指与公司有过往交往和相关关系的第三方交付给公司的文件，由公司收藏、保存，包括合同、书信、司法文书、会议记录等（以下简称“外部文件”）。 四、管理机构、职责 （一）管理机构 由本公司的行政部门负责制定和执行文件管理的措施，负责组织实施有关文件管理的报表和指导意见，并维护本公司文件的整体管理和安全。 （二）职责 1、负责编制和实施公司文件管理的操作流程，指导和督促公司文件的管理部门充分利用文件管理系统，改进文件管理中存在的不足； 2、统一组织实施文件安全管理，制定有关文件保存期限、系统备份计划、安保措施等，确保公司文件的安全保障； 3、负责组织实施外部文件的定期清理和档案的升级，对效期超过期限的文件予以存档或者销毁，以及其他归档报表的编制、审核等； 4、负责文件存放库及相关设备的维护和管理，确保档案室的清洁、应急照明、安全通道等得到保障； 5、审查公司全部文件，进行收集整理，清除不活跃文件，采取维护措施，完善公司文件管理； 6、落实公司安全保密措施，对违反公司文件管理规定的行为进行纠正和处理，促进文件管理的持续改进。 五、文件管理流程 1、建立文件管理系统，建立文件存放位置，按照文件存档规定，将文件分类存档，文件存档时刻应注意整洁； 2、文件存档时进行打印，应该用A3或A4纸张进行打印，每个文件前后应标明文件类型清晰； 3、定期清理文件，以清理和处置无用的文件，确保文件系统的稳定和安全； 4、文件存放库应有专业的管理人员（意指志愿者）接受管理，以及野外的安保措施，文件存放库内绝不允许用于私人、非业务用事； 5、定期进行文件和档案安全检查，维护并提升公司文件管理安全等级； 6、建立和完善文件备份机制，在文件受损时进行紧急恢复； 7、建立文件用户管理制度，根据文件内容级别控制文件使用于者，防止无关人员访问，增强文件传阅和使用等安全控制力度； 8、对违反本办法的行为负责，并在严重情况下按照相关规定追究责任。 六、实施细则 1、文件中必须标明科室和使用者，以便正确定位文件作用； 2、文件的存档应进行情况报表，以便实施部门明确档案的情况； 3、文件的安全管理应在网络系统中完善，实施多层次且灵活的权限管理； 4、文件的安全存放和传输必须保护，并采取严格的装置和鉴权措施； 5、及时更新外部文件，并及时备份，定期检查备份文件的准确性； 6、攒档库的记录以“最新的上边，最旧的下边”的顺序进行排列； 7、文件的档案及存放库必须完全密封，并存前应进行安全管理，经常检查文件存放库有无安全隐患； 8、若有失踪文件，应立即报失，加强文件安全管理； 9、应定期抽查档案，确认档案是最新的，并把档案内容完全更新到文件管理系统中。 七、违规处理 对于违反本办法的部门或者个人，一经发现，由相关部门立即查明情况，根据情节轻重予以相应的处理： （1）造成文件被盗窃、损坏或者损失的，按其所占份额承担相应责任； （2）违反文件备份制度，侵犯他人劳动财产的，根据情节轻重予以相应的处分； （3）任何未授权的使用文件的行为均视为违规行为，将受到警告处分。 八、成立机构 本公司成立文件管理办公室，统一负责文件管理事宜，督促各部门按此办法对文件进行正确管理，各部门领导有义务监督各部门文书工作并定期检查。 九、修改条款 本办法全文有效期为3年。公司行政部门有权根据公司变化进行修改，修改后的办法将由人力资源部全员通报，由行政部门单位全部办理完毕后即可施行。