现代职业秘书实务第二章秘书的基本条件.ppt

第二章 秘书的基本条件 第一页，共三十二页。 第一节 从事秘书工作的前提条件 第二页，共三十二页。 秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。只有具备了一定的条件，才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。 一、成熟的白领 1、职业要求 作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图： 第三页，共三十二页。 秘书在现代企业中的位置图 第四页，共三十二页。 2、白领成熟的标志 白领成熟的主要标志是精神上的自立。所谓精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作出判断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题。 一个成熟的秘书，要具备相当的社会常识，了解公司的规章制度(各种潜规则)；其次她做事沉着而又灵活，工作踏实，具备相当的责任感强，富于团队精神，能自觉进行自我管理。 第五页，共三十二页。 二、自我管理 由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，秘书必须在工作中随时约束自己的行为，自觉地进行自我管理。 1、学习管理——随时“充电” 2、时间管理——做好计划 3、健康管理——身心健康 4、感情管理——不感情用事，避免办公室恋情 5、金钱管理——成本管理，个人“理财计划” 第六页，共三十二页。 第二节 从事秘书工作的思想准备 第七页，共三十二页。 秘书新人即刚刚进入秘书工作岗位的秘书从来人员 1、工作“简单” 2、工作繁重 3、待遇较“低” 4、工作“清闲” 一、适应秘书新人工作的特点 第八页，共三十二页。 二、注重自我提升 1、充分发挥主观能动性 实用案例：参见书本第11页 发挥主观能动性； 秘书并不是算盘珠子 第九页，共三十二页。 2、提高工作的含金量 实用案例：参见书本第12页 秘书并不只是一个简单的“传声筒”，在传递信息的过程中，还尽可能地给它增加“附加值” 第十页，共三十二页。 3、充分发挥职务优势 实用案例：参见书本第13-14页 秘书只是秘书，要求秘书是个“百事通”并不现实 在老板征询自己的意见时，用“不知道”来应付，而不是以积极采取措施的态度来回答“我去查一下”或“我去问一下”，则不可原谅 第十一页，共三十二页。 4、在“打杂”中创造机会 实用案例：参见书本第14-15页 不仅要有主动积极的精神，还需要勇气 第十二页，共三十二页。 第三节 秘书必备的品质 一、认真 二、诚实 三、谦逊 四、合群 五、宽厚 六、自信 七、缜密（实用案例） 八、有上进心 九、幽默风趣 第十三页，共三十二页。 实用案例之：缜密 参见书本第18页 对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、以后也决不会发生的想法是不负责任的，秘书必须办事缜密，留有余地，事事考虑在先。 第十四页，共三十二页。 第四节 秘书必备的能力 一个优秀的秘书，要圆满完成上司交代的工作，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。 第十五页，共三十二页。 一、判断能力与执行能力 1、能分析问题 实用案例：参见书本第20页 冷静分析，唯一标准是怎么对上司有利就怎么做； 2、具备解决问题的常识和经验 3、能迅速采取行动 第十六页，共三十二页。 二、理解能力与洞察能力 实用案例：参见书本第21页 作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。 第十七页，共三十二页。 三、信息收集能力和写作能力 对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。秘书收集到信息后要把它们写成专题报告，另外还经常要起草一些公司内外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等，所以，写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。 第十八页，共三十二页。 四、交流沟通能力 处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上司与各方面进行交流沟通的作用非常重要。一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上协助上司与方方面面进行交流沟通。 第十九页，共三十二页。 第五节 秘书的仪表 第二十页，共三十二页。 一、打扮的基本原则 1、保持大众化 2、切忌标新立异 3、保持蓬勃朝气 第二十一页，共三十二页。 二、基本的仪表 1、发型。秘书最好留短发，短发长度要在肩以上；如果留长发，那在上班时应将长发盘起或扎起。 2、化妆。秘书不能素面朝天去上班，但只能化淡妆；口红和指甲油的颜色不能太深。 3、饰品。秘书最好不要戴首饰，因为象耳环、戒指、手镯这类东西如果太显眼，在接待客人时，