2023年工学院文件材料归档流程.docxVIP

PAGE PAGE 2 工学院文件材料归档流程 　　归档,流程,文件,材料相关资讯是工作生活常常需要使用到的，其写作内容格式也少为人所了解，以下是我细心整理的工学院文件材料归档流程，欢迎阅读，盼望大家能够喜爱。  篇1:工学院文件材料归档流程 　　原中工学院文件材料归档流程  　　为了加强我校档案工作的业务建设，使之日趋完善，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为我校各项工作服务，现依据《中华人民共和国档案法》、《一般高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，特制订原中工学院文件材料归档工作流程。文件材料归档工作流程分为以下八个方面：  　　一、预立卷  　　(一)根据国家教育部《一般高等学校档案管理方法》第五章其次十条：实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。学校各院系(部)、处、所、中心均为立卷归档单位。  　　(二)各归档单位依据文件材料形成规律，参照《原中工学院综合档案实体分类方案》，预先编制案卷类目。  　　(三)各归档单位要将平常办理完毕的文件，随时根据案卷类目分别立卷。  　　二、立卷归档分工  　　(一)全校性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷，其它党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。  　　(二)上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把办理好的原始材料与上级来文(复印件)一并立卷归档。  　　(三)归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责供应相关资料。  　　(四)党委和学校召开的代表大会、常委会、办公会所形成的材料，由学院办公室立卷归档;职能部门以党委和学校名义召开的全校性特地会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。  　　(五)教学档案应由教务部门审定认可后，由责任部门归档。  　　(六)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得擅自带走或销毁。  　　三、收集文件材料  　　(一)根据以下原则和重点并依据本单位、本部门归档范围，在平常积累归卷的基础上，收集文件材料：  　　1.收集文件材料的原则：必需对学校、社会有史料和讨论价值，具有参考和凭证作用。能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、精确?????、系统。  　　2.收集的重点是学校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件和需我校承办的文件材料。  　　(二)以下为不归档的文件材料，若需要，可选作资料保存：  　　1.上级机关普发的供参阅、不办的文件;  　　2.上级机关发来供工作参考的抄件;  　　3.上级机关征求看法未定稿的文件;  　　4.无查考价值的事务性、临时性文件;  　　5.重份文件;  　　6.未经会议争论、未经学校领导批阅、签发的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最终定稿除外);  　　7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料;  　　8.无特别保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般建设性看法的人民来信;  　　9.学校内部相互抄送的文件材料，介绍信等;  　　10.为参考目的从各方面收集的文件材料;  　　11.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;  　　12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;  　　13、未生效的合同、协议、单据。  　　四、归档的原则和方法  　　(一)原则：  　　遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。  　　(二)方法：  　　1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的附件、页数均应齐全完整。  　　2.在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开;文电应合一立卷。  　　3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划、方案放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度总结和方案为同一份文件的放在方案针对年立卷;诉讼案件放在结案年立卷;其它文件材料的立卷应按有关规定执行。  　　4.卷内文件材料应区分不怜悯况进行排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论、打