LB_T 059-2016CN会议服务机构经营与服务规范.pdf

ICS 03.200A 12LB中华人民共和国旅游行业标准LB/T 059—2016会议服务机构经营与服务规范Management service standards of conference organizers2016-12-19发布2017-05-01实施中华人民共和国国家旅游局发布 LB/T 059—2016目次前言1范围2规范性引用文件3术语和定义4基本要求5会议服务要求管理要求服务质量改进 LB/T 059—2016前本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草，本标准由全国旅游标准化技术委员会(SAC/TC210)提出并归口，本标准起草单位：上海市旅游局、上海旅游会展推广中心。本标准主要起草人：程梅红、陈平、汪剑明、林章林、杨正。I LB/T 059—2016会议服务机构经营与服务规范1范围本标准规定了会议服务机构的基本要求、会议服务要求、管理要求、服务质量改进。本标准适用于在中国境内注册的或在境内设有分支机构的会议服务机构。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注目期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T10001.1标志用公共信息图形符号第1部分：通用符号GB/T 10001.2标志用公共信息图形符号第2部分：旅游设施与服务符号GB/T30520—2014会议分类和术语3术语和定义GB/T30520—2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件，3.1会议conference在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。[GB/T30520—2014,定义,3.1.1]3.2国际会议international conference人数40%(含)以上的会议。[GB/T 30520—2014,定义,3.1.2]3.3会议服务机构conference organizers接受会议主办方或会议委托方委托，管理会议、负责会议活动的履行，为会议提供部分或全部经营性服务的企业、事业单位、社团等组织，4基本要求4.11取得工商营业执照或法人证书或依法获得其他执业资质，其主营业务或兼营业务包括会议服务，4.2能协调各类供应商资源，提供从前期会议策划与筹备，到现场运营以及会后服务的全流程会议服务， LB/T 059—20165会议服务要求5.1会议方案5.1.1协助会议委托方并根据会议主题制定会议方案，方案包括但不限于会议举办的时间、题点和场所、日程安排、工作流程、技术手段、人员配备、会议预算等。5.1.2会议举办过程申若涉及社交、旅游、考察等主题活动的，应根据委托方要求制定相应的暂动方案，5.1.3若会议方案发生人数、场所、日期等重大变更的，应与委托方书面确认，并有专人负责变更，5.2会议场所5.2.1如委托方没有指定会议场所，应为会议委托方推荐候选场所。境、交流、布置、技术和信息传输等各方面达到会议要求。5.2.3会议场所确定之后应同会议场地方签订场所租费合同。5.2.4根据会议要求设定会场使用计划，明确会议功能区，功能区包括但不限于会议室、茶歌场地、展览展示场地、餐饮场地、仓储场地、演讲人和嘉宾休息室、试片室、现场办公室、媒体室，5.3会议网站和宣传推广5.3.1根据委托方要求开通会议网站等网络平台。独立域名的会议网站应获得所在地的网站备案或域名备案。5.3.2会议网站应包括会议的举办时间、地点和场所、简介、主办(承办)单位、会议日程、注册信息和方式、联系人及联系方式等内容。5.3.3根据会议进展，完成会议网站日常维护和更新。5.3.4根据会议委托方的要求制定会议推广计划，协助开展会议的推广括动。5.3.6会议通知应至少包括会议的名称、主办方、举办时闻、地点和场地、会议简介、议题或议程、联系方式、注册方式、收费方式等。5.4注册和收费管理5.4.1应有专人提供注册服务及参会人员信息管理。5.4.2宜在收到注册信息后的5个工作日内发出纸质或电子形式的书面确认。5.4.3收取注册费的会议，应提交两种及以上的付款方式，并提供收款免证，5.4.4承接国际会议的，应安排专人为国际代表提供签证咨询服务，5.4.5现场注册应根据会议要求合理设置注册区域，并配备注册服务人员。5.4.7根据注册条款或合同条款提供退款服务，符合退款条件的，应在会议结束之后20个工作日内完成退款。5.5演讲人和高宾5.5.1应委托方要求提供演讲人和嘉宾邀请服务的，配备专人负联络沟通。5.5.2制作演讲人和嘉宾联络表，并有专人负责更新。2 LB/T 059—20165.5.3应在会议召开前向演讲人和癌宾发出纸质或电子形式的书面邀请，并明确权益，5.5.4在