SN 0003.3-2003出入境检验检疫业务档案管理规范.pdf

SN中华人民共和国出入境检验检疫行业标准SN/T 0003.3---2003出入境检验检疫业务档案管理规范Management specification for archives of entry-exit inspection quarantineoperation2003-12-01实施2003-05-28发布中华人民共和国发布国家质量监督检验检疫总局 SN/T 0003.3—2003前言本标准附录 A、附录 B、附录 C、附录 D、附录 E、附录 F、附录 G、附录 H、附录 I、附录 J、附录 K 均为规范性附录。本标准由国家认证认可监督管理委员会提出并归口。本标准起草单位：中华人民共和国上海出人境检验检疫局。本标准主要起草人：卡人江、俞晓丹、谢美云。本标准系首次发布的检验检疫行业标准。 SN/T 0003.3—2003出入境检验检疫业务档案管理规范1 范围本标准规定了对出入境检验检疫业务档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定和移交的一般要求。本标准适用于对出人境检验检疫业务档案(以下简称“业务档案”)的管理。本标准不适用于实验室认证、出口商品质量许可制度、检验检疫证单证书、出人境人员保健体检、行政处罚等档案管理。2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2. 1业务档案 operation archive在出入境检验检疫业务工作过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、音像、实物样品、电子文件材料等不同载体形式的历史记录。2.2实物样品practical samples检验检疫业务工作过程中收集、积累的具有保存价值的标样、成交样品及本地区出人境检验检疫有代表性的实物。2.3综合档案管理部门 the archive managing department立档单位内部设置的集中管理本单位各种门类、各种载体档案的专门机构。2. 4业务管理部门 business management department立档单位内实施检验检疫业务管理的部门。2.5检验检疫业务人员 inspection and quarantine operator具体负责某一进出境商品或专项检验检疫的业务人员。2.6业务档案管理人员 business archive manager负责对业务档案进行管理的专职或兼职人员。2.7鉴定小组或鉴定委员会 appraisal work group or appraisal committee鉴定小组或鉴定委员会是判断档案的真伪、价值的临时机构，一般由单位负责人、业务部门负责人、业务人员、业务档案管理人员及综合档案室负责人等组成。3 基本要求3.1综合档案管理部门负责对业务档案管理工作进行监督、指导。1 SN/T 0003.3—20033.2业务管理部门负责对业务档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定和移交的全过程管理。3.3检验检疫业务人员负责业务档案的收集、整理。3.4业务档案管理人员负责档案的保管、利用、统计、鉴定和移交。4收集4.1归档范围凡列人《出人境检验检疫机构实施检验检疫的进出境商品目录》以下简称《进出境商品目录》)内的进出境商品及专项检验检疫业务工作过程中直接形成的具有保存价值的文字材料，见附录A；音像材料，见附录 B;实物样品，见附录C;电子文件，见附录 D。4.2要求4.2.1检验检疫业务人员应随时收集4.1规定的材料。4.2.2归档文件材料应齐全、完整。５ 整理5.1 时间检验检疫业务人员应在每年6月30日前完成上一年度的业务档案整理工作。5.2程序一应将收集的文字材料按类目分类，见附录A；…按问题、时间先后顺序排列，加盖档号章，见附录E；一编制业务档案卷内目录，见附录F;编制案卷目录,见附录 G;填写案卷封面,见附录 H;一填写案卷脊背，见附录I。5.3方法5. 3.1 文字材料的整理立卷采用活页装订或不装订方法，并根据同一类型业务资料多少，按问题、时间顺序排列，组成多卷。检验检疫原始记录按月、按季度或年度单独装订，或按单证规定另行存放。5.3.2音像材料的整理照片应与业务档案文字材料一起存放；录音、录像按照声像档案管理要求存放，并编制注明录像内容、时间、地点等内容的目录。5.3.3实物样品的整理按样品性质、类别另行陈列和保存，所附标签应注明档号、物品名称、接收时间、保管期限、处理时间及来源等内容。5.3.4电子文件的整理电子文件应填写编号、名称、保管期限、相应的案卷号，并做好备份。5.3.5档号编制档号由项目代码、类目代码、流水号三部分组成。《进出境商品目录》内的进出境商品检验检疫的项目代码采用商品编码表述，取前六位，编制方法见图1；专项检验检疫业务工作的项目代码采用名称关键词表述，编制方法见图2。 SN/T 0003.3--200310011011流水号类目代码项目代码（商品编