《秘书考证》课件——收发文处理.pptxVIP

收发文处理 教学目标知识目标：了解文书处理程序，熟悉文书签收、拆封、登记、分发的要求能力目标：能够准确无误地签收、拆封、登记、分发文书感情目标：培养规范按程序工作的职业习惯和职业素养教学重点：能够准确无误地签收、拆封、登记、分发文书教学难点：签收、拆封、登记和分发文书要求和注意事项 导入弱弱地问一下：秘书的文书工作是不是只要会写公文就可以啦？当然不是啦，我亲爱的麦兜！下面就让我带着你一去学习一下秘书的一项重要工作——收发文处理吧。 收文处理程序收文处理是对收到文书的办理与管理活动。　　收文处理程序包括文书的签收、拆封、登记、分办、传阅和拟办、批办、承办、催办、注办。 发文处理程序发文处理是根据工作需要形成的发出文书的整个运行过程，是秘书日常文书处理的重要部分。　　发文处理程序包括草拟、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发。 文书签收的含义和要求文书签收是指收件人在收到来文后，经过清点，在送件人的投递单或送文簿上签字，履行交接手续。文书签收的要求(1)按照投递单或送文簿对来文进行签收。(2)发现有误投、误送或破封散包、密封损毁情况，应拒收。  案例分析　一天上午，初萌刚上班不久就收到几份文书，她查看投送单上的件数与收到件数正好相符，就收下来件，在送件人的投递单上签字。当她进行来件登记时，发现有一封信的收件人姓　　名自己没有见过，问人力资源部门也说无此人。这时，初萌才知道，自己错收了一份不该收的来件。　　点评：进行签收，一定要认真清点，仔细核对，既查看数量，又查看收件人，确认无误、无破损之后，才能履行签收手续。 文书签收的工作程序 1．清点　　收到文书要逐件清点，查看投递单登记的件数与实有件数是否相符。　　2．检查　　检查收件是否属于本单位收件；检查书写的收、发件单位或个人是否明确；检查封口是否破损；检查信封号与递送人在签收登记簿上所登号码是否一致。确认没有问题后，方可收下。　　3．签字　　清点检查无误后，在投递单或送文簿上签字，并注明日期。　　签字要字迹工整、清晰，急件注明收到的年、月、日、时、分。 注意事项　 (1)签收要态度认真。清点来件时，要集中精力，认真对待，尽可能不受干扰。　　(2)签收要耐心操作。秘书每天要接收大量的文件和信函，不能怕麻烦，更不能有急躁情绪，要耐心细致，避免出差错。 秘书每天都要收到大量文书及其他信息材料。收到来件后，要立即进行分拣：将文书与报纸、杂志、广告分开；将私人邮件与公务邮件分开；将收到的来件按收件部门分开，再把同一部门来件按缓急程度排放，特急件放在最上面，依次为急件和平信，避免积压急件，贻误工作。 文书拆封的含义和要求 1．文书拆封的含义　　拆封是把收到的封闭的文件、信函拆开，并将封内的材料取出。　　2．文书拆封的要求　　(1)拆封前核对来件的接收者。　　(2)不该自己拆的文书不拆。　　(3)拆封要避免损坏封内的文书。　　(4)要取干净信封内的文书。　　(5)发现信封内没有材料，应及时与来件单位联系。　　(6)重要信件的拆封应有两人在场。 案例分析　初萌收到几份来件，她一看信件上都没有“亲启”、“机密”字样，于是拿起剪刀就剪开了封口。当取出信封内的信件一看，糟了，折叠的信件上部被剪掉了。　　点评：收到的来件要确保完好无损，避免由于操作不当导致信封内的文书在拆封时受到损坏。 文书拆封的工作程序 1．确定拆封范围　　秘书应在授权范围内拆封文件。因此，在拆封之前要确定来件是否可以由自己拆封。标明“X?X?X亲启”或“保密”字样的收件，要经授权方可拆封，否则应当交给收信人或有关人员处理。　　2．启封　　手拿信封，竖起轻弹数下，用剪刀从一角开启或使用信封开启器，防备信封内的文书或重要物件留在信封的边缘而在拆封时遭致损坏，然后用手将文书小心取出，防止用力过猛将文书粘连处拉损。　　3．检查核对　　将取出的文书逐件核对，有附件的按附件序号逐一清点，并用曲别针将正件与附件别在一起。遇有多张纸型不规则的附件一般应把较小的附件放在前面。 注意事项 (1)拆封的文书应按照重要程度或紧急程度自上而下叠放整齐。　　(2)拆封的文书要分门别类。　　(3)拆封的文书可用文件夹存放起来。　　(4)可以通过文件夹的颜色、数字或顺序等识别标记来区分收件的类别。 文书的登记的含义文书登记是在文书登记簿上记录文书的来源、去向、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况，以保证文书的收发和办理。 文书登记的形式 (1)簿式登记。用预先装订成册的登记簿进行登记。　　(2)卡片式登记。用单张卡片进行登记，每张卡片登记一份文书或一组内容联系紧密的文书。　　(3)联单式登记。采用一次复写两联或两