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秘书考试知识：举办会议注意点 会议协调 会议组织工作头绪繁杂、环节较多，每个环节之间相互关联、相互影响，一 个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因此，应该重视会议工作的 总体协调与安排，必须建立一套有效的指挥调度系统。 会议协调是指会议组织者受上级领导者的委托，通过各种方式和手段妥善地 协调、处理各种关系、矛盾和纠纷，其目的是保证会议的顺利召开、进行和圆满 结束。会议协调也是会议组织管理的重要手段，其实质是统一认识，调整关系， 解决矛盾，协调行动。 秘书部门要做好会务工作总体协调，必须建立一套有效的指挥调度系统，并 且明确岗位责任。必要时，应列出详细的任务分工表，人手一份，以备检查和落 实，及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接 待、生活效劳、平安保卫、交通疏导、医疗急救、电力保障等。 会议协调的方法与途径多种多样，要灵活运用，主动地做好协调与安排工作， 会议协调的要求如下。 (1) 加强会议组织工作部门的建设，提高会议组织人员的素质和工作效率， 树立良好的形象，取得各方面的信任。 (2) 注重调查研究，广泛收集各方面的信息。 (3) 争取领导同志的理解、信任和支持。 (4) 充分发挥各相关工作部门的作用。 (5) 顾全大局，求同存异，协调一致。 (6) 建立良好的人际关系。 (7) 善于将原那么性与灵活性结合起来。 (8) 遇到问题，应耐心细致，沉着冷静，稳重行事。 (9) 注意留有余地。 (10) 协调之后注意及时抓落实。 会议质量控制 1 / 3 会议质量的上下主要取决于以下因素：会议的召开是否必要;召集会议的单位 是否具备必要的行政权力;会议准备是否充分;与会人员范围与人数是否有利于 必要的信息交流;会议期间能否排除各种相关的干扰;主持人、与会者的学识、业 务水平、工作作风、心理状态等条件;环境卫生条件;技术设备条件;议程是否合 理科学;对会议决议的执行是否实施有效的监督等。 要做好会议的质量控制，应该注意以下几个方面的问题。 与会者应组成合理的知识和智能结构。据说有这样一件事：一家大公司决策 层开会讨论一些事情，第一个议题是关于购置一项新技术的事，由于大局部人对 这项技术根本不懂，听了职能部门的汇报后，只有一个人提出价格高了些，别人 都不发言，这个议题只好不了了之。第二个议题是讨论公司迁址问题，大家发言 异常踊跃，气氛非常热烈，讨论效果很好，提出了不少积极的建议。两个议题讨 论的不同结果说明：会议成员的群体结构对会议质量影响很大。选择与会人员应 多考虑那些具备相应专长、有能力发表见解的人。 会议效率与参加会议人员的数量成反比，即在实现相同的会议效果的前提下， 参加会议的人越少，会议效率就越高，所以开会往往不是规模越大越好。人员增 多，不仅表现为会议效率降低，而且必然带来沟通的困难和协调的问题。所以会 议人数应尽量控制在能有效交流信息，并形成有效决议的限度内。 要树立效率观念，就应该在处理每个会的时候先来3个自问：一问能不能取 消?可开可不开的会应该坚决不开。二问能不能与其他会合并起来开?合并将意味 着时间的节省和效率的提高。三问能不能以更有效的途径、更简便的方法到达同 样的目的?遇事择优是生活和工作中的一般常识。 要做到让大家有备而来，注意使每一位与会者在会前明确会议的目的、议题 和要求，掌握有关的文件材料，并做好发言的准备，不开“空手会〞、无准备之 会或准备缺乏之会。仓促行事是最容易出问题的。 会议本钱控制 2 / 3 控制会议本钱的根本方法是：每个机构根据具体情况提出比拟符合实际的会 议本钱计算公式，并计算出会议本钱，在送审会议方案时，将这一本钱同时上报， 全部款额作为会议的经费预算，上级在审批预算时，可将这一款额中的有形本钱 与无形本钱一并计算且分别“拨付〞。超过预算的有形支出与无形支出都必须认 真追究，并全部从该单位一年中的实拨经费中扣除。超支时一律由这些单位从其 他正常开支总额中酌扣，或者直接向上级机构缴纳“会议超支费〞。这种方法曾 在我国的一些机关单位中试行，其结果令人感到满意。它强化了人们的会议本钱 观念、时间观念和效率观念，不仅减少了会议的有形和无形支出，而且简化和减 少了会议，提高了会议的效率。 【秘书考试知识：举办