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秘书工作机构的职能与要求;秘书工作机构的设置

秘书工作机构的职能

秘书工作机构的工作要求;引入：案例; 秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名

科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2，秘书科一下子人满为患，以后工作可怎么

展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长，

平时你们不是老说工作忙，现在人多不就力量大了吗，你的心思我也不是不明白”;县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成立3个室：文书室、机要室、综合室。; 人员安排分别为：秘书科3位正科级干部，文书室3人，其中1位副科级干部，机要室3人，其中1位副科级干部，综合室4人，其中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就要退休了。想来想去只有这样安排才最合理。秘书处长无话可说。

问题是这样的安排是否真的合理呢？;秘书工作机构的设置; 纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上下沟通不便。; 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由度大，上下沟通方便。;2、秘书工作机构的名称与组织形式; 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部分，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责文书、会务、联络、接待工作。;注意; ——在秘书机构内也有非秘书性质的部门。如:汽车队、保安处、文印室等放入秘书机构。另外有些地方也会把一些尚未成

熟的或难以独立的部门也放入秘书机构，于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书性质的部门的现象。;董事会财务审计室党委办公室

宣传部

工会信访处人事部

生产技术部企划部

安全管理监察部;（2）组织形式; 综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，适合秘书工作量不太大的机关或单位。如市、县政协和多数企事业单位一般采用综理制。;临时性的秘书工作机构;（三）秘书工作机构的地位和性质;其地位和作用可以用下图表示; （2）中级组织和中型企事业的秘书工作机构虽也配置一定的人员和设备，工作也是既分工又合作，但对领导部门或领导人的从属性更为明显。它往往在领导??直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从事一般文书、事务工作。通常被称为“秘书工作部门”。;其地位和作用可用下图表示;注意; 基层组织和小型企事业单位，由于其规模小，人员少，往往不设独立的“办公室”，只配置一二名专职或兼职秘书，他们往往与上司同在一间办公室，或在办公室外占一席之地办公，被称为“秘书岗位”。;2、秘书工作机构的性质;（2）辅助性

秘书部门直接辅助领导工作，办文办事办会，通讯联络接待，传达领导指令，充当参谋与助手，具有辅助性。

（3）综合性

秘书部门的工作繁杂，涉及上下左右各方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性，因此具有综合性。;（4）服务性

秘书部门相对整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门服务，又不仅是管理服务和信息服务，而且包括生活服务和事物服务，所以说服务性是秘书部门的本质特征。;（三）秘书工作机构的职能与工作要求;（2）参谋职能

调查与提供领导决策所需的信息资料，支持领导决策。

收集并反馈信息，为领导再决策提供依据。;（3）枢纽职能

向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知和口令；转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级部门转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告、建议或批评意见。

负责与政府部门、新闻媒介等的沟通与联络。;（4）协调职能

负责上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾。;（5）保密职能

妥善保管机密文件，会议精神、会晤中的内容中所涉及的机密；

保守企业资金、经营、生产工艺、账目、配方、专利、知识产权、客户渠道等商业机密；

保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私；

保守员工的档案、升迁、调动等人事机密；

保守涉及组织利益的其他秘密；

监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的机密。;（6）公关职能;2、秘书工作机构的工作原则与要求

（1）明确职责、权限、目标、任务

（2）制定秘书工作的各项制度和标准

（3）分清主次，有条不紊

（4）科学地安排工作程序

（5）准确细致，切实无误。

（6）迅速果断、讲求时效

（7）忠于职守、安于职分

（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力;3、秘书工作机构成员;[案例]; 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做，权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办公室工作没有效