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费用报销管理办法

为了加强费用报销工作的管理,规范报销程序,节约费用开支,明确开支范围及责任,特制定本办法。

一、公司对经营过程中所发生的费用采用实报实销制:除出差补助和其他公司规定的补助外的各种费用。

1、车辆外出加油费用、过桥过路费、维修保养费及其他费用。

2、业务员外出城市间交通费(不报打的费)。

3、因公司事务安排招待外来人员(需事先请示同意)。

4、购置办公用品、办公用具费用。

5、与公司运营有关的其他费用。

二、费用报销的程序及注意事项

1、各项费用报销必须有真实的费用发生,而发生的各项费用与当事人办理的公司业务相关联,否则视为个人费用,不允许报销。

2、费用报销当事人办完公司交代业务后,应及时收集相关的有效单据(填制完整的派车单、业务派遣单及其他有效单证),填制报销单证。

3、费用报销当事人应根据要求认真填写报销单证:各项费用补贴、车辆油料费用按公司规定的报销标准计算填写,实报实销的费用按实际发生额填写,并在报销单证上按报销费用种类(油料、过桥过路费、餐费补贴、住宿费等)分类填清各项费用的实报金额,说明清楚,计算准确。

4、费用的签批应根据发生费用的业务性质按公司各项业务划分确定部门,确定费用部门审批人。如:发货、提货业务,由业务部门主管经理签字审批。签批程序:部门负责人→财务审核→分管副总核准→总经理签报。

5、部门经理签批费用时,应向当事人问清费用发生经过,审查费用是否真实,有无虚报;各项费用报销是否符合公司有关规定,有无超过公司规定的标准等(费用补贴标准按上述执行)。

6、财务部门审核费用时,应审查单据是否完整有效,费用开支标准是否正确,金额是否准确等。

7、费用报销人持手续完整的报销单证,到财务部门报销。

三、费用报销时间:当事人办完公司交代事务,回到公司向相关领导汇报完毕后,应立即办理报账手续,部门负责人应督促其报账。

四、费用报销、签批过程中的责任

1、对报销人弄虚作假、多报、虚报费用的,一经发现即给予开除处分。

2、对部门负责人、财务负责人未能认真履行审核责任,应发现而未发现错误,首次给予严厉批评,再次给予20元罚款,情节严重的,交公司高层处理。

五、特殊费用开支申请:特殊费用开支是指不经常发生的或一次开支金额较大的费用开支;应先向总经理汇报并经其许可后,方可向财务室借款开支,否则财务具办人有权拒绝。

六、费用借款的规定

1、公司员工因公司事务外出办事、出差等需借支现金的,由当事人按规定填写借据,注明所借金额、用途等事项。

2、当事人所在部门主管根据当事人所办业务的性质、时间长短、费用多少等确定其所借支现金的多少,原则上不得多借。

3、财务部具办人根据手续完整的借据办理现金借支。

4、借款人办完公司交代事务后,根据费用报销规定填写报销单,然后持手续齐备的报销单证向财务部报账,冲抵借据,剩余的现金由当事人退回,借款超过还款日期,公司加收借款利息。

5、根据前帐不清后账不借的原则,对有欠款的职工再次借款,无论什么理由,具办人将不予办理,由此造成后果由当事人自负(特殊原因除外,如业务员连续送货)。

6、借款人所在部门主管在当事人办完事务后督促其及时报账,冲抵借款。

7、对非公司事务借款,原则上不予办理。如急需使用,须由总经理批准后方可借支。

七、本规定适用本公司所有员工。

各种经费开支审批程序

为规范公司开支审批流程,严格执行财经纪律和财务管理制度,现制订该审批程序,请各部门认真遵照执行。

一、一般费用报销审批程序

1、差旅费用:

由出差人填制《差旅费报销单》,各种车、船、机票、住宿发票和出差申报单等原始凭证粘附于报销单背面,经手人签字→部门领导审核签字→财务审核签字→总经理批准→到财务部报帐,还清借款;

2、招待费用:

经手人持餐票或报销发票→经手人签字→综合部审核签字→财务审核签字→总经理批准→至财务部报账;

3、办公用品费用:

经手人持有效发票和申报计划单→经手人签字→入库验收证明→综合部审核签字→财务审核签字→总经理批准→至财务部报账;

4、小车费用:

经手人持有效单据→经手人签字→综合部审核签字→财务审核签字→总经理批准→至财务部报账;

5、其他费用:

经手人持有效单据→经手人签字→部门审核签字→财务审核签字→总经理批准→至财务部报账;

二、工资费用审批程序:

工资发放:

行政部提供员工出勤统计表→财务部编制工资发放表→制表人

及财务部主管签字→分管副总经理审核→总经理批准→财务部发放;

工资性补助:

部门申报→行政部审核签字→财务审核签字→分管副总经理审核→总经理批准→财务发放。

三、采购费用审批程序:

采购报账:

采购人持有效发票,连同入库单,检验合格单,购销合同、协议、证明、采购计划单及货