合同资料管理指南1 - 事务文书.docxVIP

存档。公司建立有关合同签订、审批、履行、纠纷处理等情况的合同登记台帐。公司经营部设立公司的合同总台帐传真件、电子邮件、信函等；（3）变更内容的补充协议；（4

存档。公司建立有关合同签订、审批、履行、纠纷处理等情况的合同登记台帐。公司经营部设立公司的合同总台帐

传真件、电子邮件、信函等；（3）变更内容的补充协议；（4）合同解除或终止协议；（5）其他与合同关系和

证据资料均需严格保留原件。必须具备及时性证据是过程中的记录或对合同履行过程中有关活动的认可，通常，后

月的5日前向经营部上报上一个季度的合同台账。年末，各部门对全年合同及相关资料进行全面检查和整理，并于

为建立和完善公司合同等资料的管理制度，加强对合同证据资料的收集、整理，减少在可能发生的诉讼中因无法举证而遭受不应有的损失，请相关部门按以下要求进行合同及相关资料的收集、整理及存档。

第一章合同证据资料管理要求

一、合同证据资料管理的主要任务

1、合同证据资料的收集；

2、合同证据资料的分类和整理；

3、合同证据资料的归档和保存；

4、合同证据资料的提供和使用。

二、保存合同证据资料的基本要求

1、必须具备真实性

证据必须是在实际实施合同过程中的，必须完全反映实际情况，能经得住对方推敲。

2、必须具有全面性和完整性

证据应能说明事件的全过程，所涉及的问题都有相应的证据，应能形成完整的证据链条，不零乱或支离破碎。

3、必须符合特定条件

（1）证据必须是事件发生时的书面文件。一切口头承诺、口头协议均无效。

（2）变更合同的协议必须由双方签署，或以各方签字的会议纪

合同内容有关的证据材料。合同履行情况的证明资料（1）采购合同相关资料：发货通知、质量保证书（交收货人司经营部一份存档。合同承办部门要积极跟踪和监督合同的履行，注意收集、保存有关合同履行的证据资料原件。定期上报整理，稍不留心就会出现遗漏、缺失。因此，在合同证据资料的收集、整理过程中，管理人员应当与有关案资料移交给到公司经营部。经营部应组织对各部门所有合同资料进行全面核查、验收，制作完整的公司合同档案要的形式确定，且为决定性的决议。一切商讨性、意向性的意见或建

合同内容有关的证据材料。合同履行情况的证明资料（1）采购合同相关资料：发货通知、质量保证书（交收货人

司经营部一份存档。合同承办部门要积极跟踪和监督合同的履行，注意收集、保存有关合同履行的证据资料原件。

定期上报整理，稍不留心就会出现遗漏、缺失。因此，在合同证据资料的收集、整理过程中，管理人员应当与有关

案资料移交给到公司经营部。经营部应组织对各部门所有合同资料进行全面核查、验收，制作完整的公司合同档案

（3）所有证据资料均需严格保留原件。

4、必须具备及时性

证据是过程中的记录或对合同履行过程中有关活动的认可，通常，后补的证据很难被对方认可。如果书面材料无法搜集，就应当及时搜集视听材料。

三、合同证据资料的管理方法

1、公司合同资料的归口管理部门为经营部，各业务部门配合负责对本部门签订的所有合同进行统一编号、统一登记、统一存档。

2、公司建立有关合同签订、审批、履行、纠纷处理等情况的合同登记台帐。公司经营部设立公司的合同总台帐。

3、合同承办部门应严格执行局和公司有关合同起草、会签、审批、签订、履行、变更的程序和规定。

4、合同或补充协议签订后，合同承办部门应将合同原件提交本单位经营部和财务部各一份。业务部门签订的所有合同原件应提交公司经营部一份存档。

5、合同承办部门要积极跟踪和监督合同的履行，注意收集、保存有关合同履行的证据资料原件。合同履行完毕，合同承办部门应及时将与合同有关的全部资料原件整理归档，保存备查。

6、合同承办部门要加强对合同资料的管理和归档。合同承办人员应定期将合同履行的有关资料原件按合同编号整理好，统一存放在

证或经有关行政主管部门确认、处理的，保存公证书、签证书及主管部门处理意见等有关证据材料。（4）关于诉户口簿、营业执照、工商登记证书等。（3

证或经有关行政主管部门确认、处理的，保存公证书、签证书及主管部门处理意见等有关证据材料。（4）关于诉

户口簿、营业执照、工商登记证书等。（3）法人或其他组织：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许

签约双方的代理人签字和盖章，签订日期、合同号、双方信息准确、全面。签订的合同如有传真件、扫描件的要保

有别于普通文件资料，合同证据资料的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，不可能像普通文件资料那样按时、

7、合同资料原件在发放过程中，要建立严格的签收制度。合同资料原件的借阅，要实行登记制度，对不能按时归还的，应及时追踪、查明原因、追回原件。

8、合同承办部门应按年度将履行完毕的合同档案资料移交给到公司经营部。经营部应组织对各