国家开放大学2023-2024学年《办公室管理》模拟试卷及答案解析（2024年）.docxVIP

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2023-2024学年《办公室管理》模拟试卷及答案解析

简答题

1.简述办公室的普遍含义。

（1）办公室是泛指一切机关、学校、企业等单位办理行政性事务的办公场所。

（2）办公室是机关企事业单位正常运行不可或缺的机构。

（3）办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。

2.简述办公室的主要特点。

（1）辅助性（2）综合性（3）服务性

3.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

（1）办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。

（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动局面。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

4.简述常用办公设备使用规范。

(1)必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

(2)必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。

(3)注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。

(4)未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。

(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85％，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。

(6)如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。

5.简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全。

（2）储藏需要的面积取决于单位的大小。

（3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。

（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。

（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。

6.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。

（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。

（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。

（3）完成阶段，主要是撰写调研报告。

7.简述办公室督查工作的方式。

（1）现场督查（2）会议督查（3）书面督查（4）电话督查（5）互联网督查

8.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。

9.简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。

（1）剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。（5分）

（2）剪彩的程序：请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进

行参观。（5分）

10.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。

第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫

ABCD法则。

A.重要且紧急——必须立刻做。

B.紧急但不重要（如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭

等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。

C.重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有第一类事的压

力，就应该将其当成紧急的事去做，不要拖延。

D.既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）——有闲工夫再说。

11.衡量会议质量的会前主要标准有哪些？

（1）会议是否确有召开的客观必要性；

（2）会议目的和会议风气是否端正；

（3）会议时机是否已经成熟；

（4）会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；

（5）各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。

12.简述会议的积极作用。

（1）交流信息，互通情报；

（2）发扬民主，科学决策；

（3）增强友谊，促进团结；

（4）统一认识，协调行动；

（5）带动消费，促进经济。

13.简述会务管理中对会务工作人员的要求。

（1）会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）；

（2）组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）；

（3）做好联络协调（沟通协调能力强）；

（4）会议记录与保密（业务素质强，有原则）；

（5）会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。

14.简述制作会议证件的注意事项。

（1）重要的大中型会议，会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有