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外事接待工作指南

（2024版）

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为进一步规范本部部门和所属各单位（以下简称“各单

位”）外事接待业务，维护公司整体形象，提升外事合规管理，编

写本工作指南。

一、外事接待团组邀请与审批

（一）各单位邀请外国代表团来华访问，如需办理签证邀请

函，应在代表团拟入境日期前14个自然日向国际事业部提交申请，

国际事业部报公司领导审批后通过集团公司邀请函审批系统进行

申办。申办邀请函务必注意时间节点，预留足够时间，避免人为

因素导致的加急情况。

（二）申请邀请函时，有项目备案的需要提供备案号。考察

性质的代表团人数一般不得超过10人，10人以上以及培训、会议

团组需要提前报送情况说明、日程和人员信息。

（二）接待部长级代表团，需报集团公司国际部审批或备案。

外国政府高层代表团、外国公司高级代表团等重要团组由国际事

业部负责组织接待。

（三）就具体业务到相关单位进行交流、培训、会谈、资审

或设备验收的代表团，由各单位自行接待。各单位应在团组抵达

之前向国际事业部进行书面备案，内容包括来访人员信息、访问

行程和外事安全突发事件应急预案（附件1）等。

（四）各单位拟请公司领导班子成员与代表团会谈，需向国

际事业部提出申请，国际事业部按照级别对等、业务相关原则，

结合外宾来访性质统筹安排，与相关单位共同协商，确定接待方

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案，报公司领导审批后执行。

（五）未经国际事业部同意，各单位不得接待外国媒体代表

团参观或接受采访，如地方政府接待的外国媒体代表团要求参

观、采访的，需事先书面报国际事业部，经集团公司审批后方可

安排。

（六）对于长期来访团组，建议来访外宾申请充足的签证有

效时间，避免因日程临时变更或不可抗力出现滞留在中国的情

况。外国代表团在华期间，如有特殊原因需申请签证延期，申请

单位应至少提前15天提出书面申请，国际事业部报公司领导审

批后上报集团公司国际部，向所在地出入境管理机构开具签证延

期介绍信，团组人员持介绍信办理签证延期事宜。

二、外事接待工作具体要求

（一）陪同

外国代表团来华访问，按照“谁邀请、谁负责陪同”的工作

原则，邀请单位负责落实陪同人员，指定一名外语沟通能力强、

有责任心的人员负责外方人员的陪同，避免因沟通不畅导致信息

传递错误、影响工作进程。在外事活动过程中，所有参与人员要

注重仪表，有礼有节，不卑不亢，热情大方，展现良好的精神风

貌。

（二）会见、会谈、技术交流与现场参观

1.公司领导班子成员会见外国代表团或进行技术交流，由国

际事业部与办公室（党委办公室）协商，组织迎送、布置会场及

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安排用餐；国际事业部组织制作桌牌、印制日程、整理会谈口径、

记录整理会谈纪要；党委工作处负责拍照、摄像及新闻报道；业

务相关单位负责组织交流材料。

2.代表团赴京外参观，由属地单位安排接待工作。现场参观

需提前确定参观路线、踏勘路况，对代表团进行安全教育，着重

强调参观期间发生紧急情况时的应对方案、安全撤离路线等。

（三）住宿

如代表团需安排住宿，应安排在涉外酒店，注重安全、舒适，

一般应安排单间或标准间，重要外宾可安排普通套间。

（四）交通

外事接待用车应当遵循经济适用、节能环保的原则，根据代

表团具体情况选择不同车辆。司机应规范着装，文明礼貌，遵守

交通法规，注重交通安全。陪同人员应与司机保持良好的沟通，

提前联络，保证外宾来访期间的用车顺利。

（五）用餐

1.外事招待用餐应当遵循服务外交、友好对等、务实节俭原

则，从严控制招待费用支出。代表团访问期间仅安排一次正式宴

请，其余安排工作餐。正式宴请应严格执行招待清单制度，如实