会议安排流程图.docxVIP

会 议

会议安排通知

安 排 流 程

明确会议主（议）题、召开的时间、出席范围和人数

***** 联络人：

二层会议室五层会议室

7楼会议室

10楼会议室

59人

100人

26人

31人

2人桌：42

3人桌：2椅子：108

安排会议场所及会后就餐 集团公司 联络人：后勤处

13楼会议室

12楼会议室

10层会议室

（8*11）=88

-110人

14人

18人X10排

**宾馆 联络人： 1层迎泽厅

18人X18排

会议通知

通知内容主要包括：会议的议题、时间、地点、出席范围及其他注意事项

及时与合作方对接并落实签到人员

及时将通知送达的情况和拟出席情况反馈到会务组。（会议前一小时告知签到负责人）

领导讲话稿（由调研科提供）

会议材料撰写 2.秩序册、会议议程、签约协议(打印好后会议前一天交给会

务科会场布置负责人)

会议前准备

安排会议接待

会前三天安排好

会议用品准备

会前三天开始准备

安排会议接待。根据会议需要，做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排，落实参观游览安排。

经济运行分析会（回字形）：座签、稿纸、制作签到簿、座次表

职工代表大会（教室型）：准备背景、横幅、座签、稿纸、制作签到簿、座次表-90人以上需备

签约会议（回字形）：

准备：签约用品（协议、签字夹、签字笔）；会议资料（秩序册、宣传册、封套、稿纸、笔）；台签(大、小)、签到簿、座次表、就餐表

准备背景板、拱门、条幅（条幅前一天晚上挂好、）场内鲜花、绿植、胸花、礼品、礼仪、水牌、背景音乐光盘、公司宣传片、红酒、酒杯、托盘项目推进会、股东联席会（回字形）：

准备：会议资料（秩序册（座谈会名单、议程）、宣传册、封套、稿纸、笔）；台签(大、小)、签到簿、午餐安排

准备场内鲜花、水果、绿植、公司宣传片、投影相关设备、电子欢迎屏。

提前安排住宿及接送车辆

经济运行分析会：

茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、纸、笔、电子屏、话筒、音响调试、录音、调节室温

座次：（具体情况按会议议程而定）。

职工代表大会：

1.茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、纸、笔、电子屏、背景、横幅、绿植、话筒、音响调试、录音、调节室温

2.2.座次：（具体情况按会议议程而定）。

会场布置

周例会：茶、座签、座次、纸、笔、话筒、灯光、调节室温

注意：要保证两名服务员在会场服务，在周例会人员有变动时，及时调整座位，如座位不够需及时补充座位。、

签约会：1.背景板、条幅、场内鲜花、绿植、水牌、背景音乐光盘、公司宣传片；2.茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、资料、笔、台签；3.话筒、音响调试、录音、调节室温；4.礼仪服务就位（带花、调换协议、倒酒）-由专人负责对接

项目推进会：1.场内鲜花、绿植、公司宣传片试播；2.茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、资料、宣传册、笔、台签；3.话筒、音响调试、录音、调节室温；4.接待人员就位

非正式会晤：1.（鲜花）、水果、茶、矿泉水、烟、烟灰缸、电子欢迎屏2；.灯光、会场卫生、调节室温；3、就餐。

会前检查工作

会前检查工作

会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对没

有及时完成规定任务的，要及时采取措施加以弥补。

临会前后协调（大会）

重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要分割工

作小组，并召开工作协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确每一个工作组的工作目标、任务、期限；明确每一个工作组的责任人。协调会前，一般应提出工作分工预案。

会议签到

会前现场组织工作

落实签到人员，至少保证两名签到人员，如有需要可请企管处、铁运处配合签到。

会前3-5分钟汇总未到参会人员并向董秘汇报，

同时及时提醒参会人员到会。

会议引领

礼品发放

引导参会人员到指定位置

会议期间工作

会议拍照

话筒音量调试、递送

会议录音、记录

备注：第3点由调研科完成

会后工作

会后就餐安排

安排相关人员、车辆为与会人员送行。

回收会议资料、座签等

4、会议经费审核、报销

形成董事会决议

整理会议记录

备注：第5、6点由调研科完成