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《常用公文格式》PPT课件

contents

目录

公文概述

公文格式详解

公文写作技巧

公文实例分析

公文常见问题与对策

公文概述

01

公文是公务文书的简称，是在公务活动中形成和使用的一种文书。

定义

具有法定权威性、规范格式、准确严谨、及时有效等。

特点

传达政令、沟通信息、处理公务、记载事项等。

提高公务效率、保障工作质量、促进管理规范化等。

价值

作用

按照不同的标准可以对公文进行多种分类，如按行文方向可分为上行文、下行文和平行文；按紧急程度可分为特急公文和常规公文等。

分类

公文格式包括文头、正文、署名和日期等部分，不同种类的公文格式有所不同。如请示公文需写明请示事由、请示事项和请示要求等部分。

格式

公文格式详解

02

公文标题应简明、准确，一般由发文机关名称、事由和公文种类组成，必要时可加发文时间。

标题

字体

行间距

标题应使用2号或1号黑体字，居中放置。

行间距一般为固定值30磅。

03

02

01

公文正文应使用3号或4号仿宋字体，段落开头空两个全角空格。

正文

行间距一般为固定值28磅或30磅。

行间距

正文段落应左对齐，特殊情况下可采用两端对齐。

段落对齐

公文结尾应使用“特此通知”、“特此函达”等惯用语，位置在正文右下角。

结尾

结尾应使用3号或4号仿宋字体。

字体

行间距与正文保持一致。

行间距

附件

如有附件，应在正文下方空一行，注明附件顺序和名称。

03

行间距

行间距与正文保持一致。

01

落款

公文落款应包括发文机关名称和成文日期，位置在正文右下方。

02

字体

发文机关名称应使用2号或1号黑体字，成文日期应使用阿拉伯数字。

公文写作技巧

03

公文写作要求使用准确、专业、规范的词语，避免使用口语化、模糊不清或容易产生歧义的词语。

准确用词

公文写作应简明扼要，直截了当地表达意思，避免冗长和复杂的句子结构。

简洁明了

公文语言要正式、庄重，符合公文的规范和行文习惯，不宜使用过于随意的语言。

正式庄重

突出重点

在表达信息时，应突出重点，将重要信息放在突出位置，便于读者快速理解。

准确传达

公文的信息表达要准确、完整，避免信息遗漏或误导读者。

适当使用图表

在公文写作中，可以适当使用图表、表格等形式来辅助说明信息，使表达更加直观明了。

公文实例分析

04

请求批准的公文

总结词

请示公文是向上级机关请求指示、批准和帮助的公文，通常包括请示事项、原因和请求批准的内容。在撰写请示公文时，需要遵循规范的语言表达、严谨的逻辑结构和准确的信息内容，以确保上级机关能够及时、准确地了解请示事项，并给予明确的答复。

详细描述

总结词

告知事项的公文

详细描述

通知公文是用于告知特定事项或要求下级机关执行的公文，通常包括通知事项、要求和执行时间等内容。在撰写通知公文时，需要明确表达通知事项，并强调执行要求和时间限制，以确保下级机关能够准确理解和执行通知内容。

总结词

汇报工作情况的公文

详细描述

报告公文是用于向上级机关汇报工作进展、成果或问题等内容的公文，通常包括工作总结、成果展示和问题分析等内容。在撰写报告公文时，需要客观、真实地反映工作情况，并突出重点和亮点，同时提出问题和改进措施，以便上级机关全面了解工作情况并给予指导和支持。

公文常见问题与对策

05

总结词

语言准确、简练、规范是公文的基本要求，常见问题包括用词不当、语法错误、语义模糊等。

详细描述

针对语言问题，应采取以下对策：首先，要准确使用词语，避免歧义和误解；其次，要遵循语法规则，确保语句通顺；最后，要规范语言，避免口语化和随意性。

VS

公文的逻辑性是其说服力的基础，常见问题包括逻辑不严密、条理不清、前后矛盾等。

详细描述

针对逻辑问题，应采取以下对策：首先，要明确公文的主旨和要点，确保内容集中；其次，要合理安排段落和层次，使条理清晰；最后，要反复推敲和修改，确保逻辑严密、无矛盾。

总结词

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