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文书存档管理细则

文书存档管理细则

一、引言

文书是组织内部沟通、决策和管理的重要载体，是组织运行的基础。为了规范文书的管理，保证文书的安全、完整、准确，提高文书的利用率和管理效能，制定本文书存档管理细则。

二、适用范围

本细则适用于组织内所有文书的存档管理，包括电子文书和纸质文书。

三、文书存档的目的和原则

1.目的

（1）确保文书的保存安全，防止遗失、损坏或泄露；

（2）便于迅速查找、利用和归档所需的文书；

（3）为组织的决策、审计和法律需要提供必要的依据。

2.原则

（1）全面性：存档的文书应涵盖组织内各个职能部门的重要文件；

（2）准确性：存档的文书应真实准确，杜绝误导、篡改等情况；

（3）完整性：存档的文书应保持完整，不得任意删除、毁坏；

（4）安全性：存档的文书应妥善保存，防止遗失、损坏或泄露；

（5）合规性：存档的文书应符合相关法律法规和规章制度的要求。

四、文书存档的流程

1.归档

（1）文件的归档应由主责部门负责，必须记录档案归档的日期、归档人员等相关信息；

（2）纸质文书的归档应按照部门、年度和文件类型进行分类；

（3）电子文书的归档应按照相关目录结构和命名规范进行归档，并备份至可靠的存储设备；

（4）归档文书应填写相关文件属性信息，包括文号、标题、起草日期、起草人、审核人等。

2.查询和利用

（1）存档的文书应建立索引和检索系统，方便用户查询所需文件；

（2）查询和利用文书应按照权限进行，对于需要保密的文件，需经相关部门审批后方可查阅；

（3）归档的文书可按照纸质文书或电子文书分别提供查询和利用。

3.保密和备份

（1）涉及组织机密、商业机密和个人隐私的文书应严格保密，任何原因都不得泄露；

（2）电子文书的备份应定期进行，确保备份的完整性和可用性；

（3）纸质文书的保管室应具备防火、防潮、防鼠等设施，确保文书的安全性。

五、文书存档管理的责任

1.上级领导对下级履行文书存档管理负有主要责任，应指定专人负责文书存档管理工作；

2.负责文书存档的专人应具备相关专业知识和技能，保证文书存档管理工作的有效性和高效性；

3.各部门负责本部门文书的归档和管理，对文书的准确性和完整性负有主要责任；

4.组织应定期进行文书存档管理的监督和检查，发现问题及时进行整改。

六、违规处理

1.对于文书存档管理不到位、记录不准确、未按要求进行归档的，应给予责任者相应的警告或纪律处分；

2.对于涉及泄密、篡改或其他违法违规行为的，应进行相应的调查和处理，并依法追究责任；

3.对于因为存档管理不善造成严重后果的，应追究相关责任人的法律责任。

七、附则

本细则自发布之日起正式实施，对存档管理工作有明确要求。组织应根据实际情况，制定相关的操作规程和流程。本细则解释权归组织所有。

这是一份文案，较为普通，您是否还有其他文案需求？六、文书存档管理的具体措施

为了确保文书存档管理的有效性和高效性，组织应制定具体的管理措施，并加以执行和监督。

1.制定存档管理制度和规范

组织应编制文书存档管理制度和规范，明确各个环节的具体要求和流程，包括归档、查询和利用、保密和备份等方面。制度和规范应经过批准，并向全体员工进行宣传和培训，确保所有人都清楚了解并遵守相关规定。

2.建立文书存档管理系统

为了方便文书的归档、查询和利用，组织应建立文书存档管理系统。电子文书系统应具备安全、稳定的存储设备，并采用合理的目录结构和命名规范，方便用户进行文档的查找和利用。纸质文书应建立专门的保管室，设置合理的分类和编号方式，确保文书的安全和整齐。

3.进行文书的分类和归档

文书的分类和归档是存档管理的重要环节。组织应按照部门、年度和文件类型等进行分类，确保每个归档的文件都有明确的归属和编号。归档时应详细记录相关信息，包括档案归档的日期、归档人员、文件属性信息等，以便后续的查询和利用。

4.建立文书索引和检索系统

为了方便用户快速查找所需文件，组织应建立文书索引和检索系统。电子文书系统应具备全文检索功能，能够根据关键词和属性信息进行精确检索。纸质文书可以建立索引卡片或档案台账，记录文件的基本信息和存放位置，以便用户迅速找到所需文件。

5.确保文书的保密性和备份

对于涉及组织机密、商业机密和个人隐私的文书，组织应严格保密，采取措施防止泄露。电子文书应加密存储，并设置访问权限，只有经过审批的人员才能查阅。同时，组织应定期进行电子文书的备份，确保备份的完整性和可用性。纸质文书的保管室应具备防火、防潮、防鼠等设施，确保文书的安全性。

7.监督和检查

为了保证文书存档管理工作的有效性，组织应定期进行监督和检查。上级领导可以委派专人或由内部审计部门负责，对各部门的文书存档管理工作进行抽查和评估