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秘书职业化训练

目录

秘书必备的素养……………4

秘书的重要职业技能………5

第一部分日常事务处理…………………5

电话、传真、邮件、文件管理、名片

其次部分日程支配………7

总体日程支配…………………7

出差日程支配…………………8

会议支配………13

媒体采访………18

大型活动………21

突发来访接待…………………24

第三部分沟通与协调……25

内部沟通………25

外部沟通………25

秘书应具备的礼仪……………26

秘书礼仪素养的培育…………27

第四部分文字支持………27

第五部分会议支持………30

第一章秘书必备的素养

一、职业化秘书的标准:

?敬业精神 ?正直--公正，坚持既定政策和原则

?表率作用 ?诚恳--实事求是

?领导风范 ?敬业--以工作为荣，设定高的工作水准

?业务能力 ?守信--不失约、不违约、不食言、不泄密

?指挥与掌握能力 ?勤奋--努力工作，不断学习

?合作精神 ?有序--利落，有条不斋

?学习与创新能力 ?高效--追求效率和效益

?知人善任的能力 ?牢靠--按约定完成工作，保质、保量、准时

?对待意见与批判

?大局观

二、秘书的职业态度

?主动性（Initiative)

?适应性(Flexibility)

?团队精神(Teamwork)

?尊重他人(RespectforPeople)

?创新精神(Creativity)

?坚持原则(UncompromisingIntegrity)

?服务与贡献(ServiceContribution)

?认同与共享(Sharing)

?双赢与相互依存(Win-winInterdependence)

?温柔的心和自省

其次章秘书的重要职业技能

第一部分：日常事务处理

一、拨打/接听电话的程序和技巧

打电话前的筹备

筹备好电话记录本和笔

把要与对方说明的事情、内容的挨次简洁列在记事本上，并逐一核对无遗漏。

筹备好通话时需要的文件资料。

查阅对方电话号码，确认无误，开头拨打。

正式拨打电话：

拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热忱而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司**部**。”

如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。

如告知对方的内容较简洁，应主动提醒对方做好记录

逐一将事情说明，注意语言简明、精准；

通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。

3、接听电话

3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是**部**。”

推断WHO，分以下几种情况：

来电人员

总经理可接电话时

总经理不在时

内部

直接上级及平级

直接转入

记录留言

如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。

直接下属

问清事情梗概，转接时向总经理说明梗概后转入

问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理

如事情紧急，告知总经理联系方法。

一般员工

问清事由，如需要，转告总经理；其他可视情况处理

外部

重要且紧密

问清概要，向总经理说明后，然后转入

记录留言

如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。

重要但不紧密

问清概要，向总经理说明后，依总经理指示转入或不转入

记录留言，向总经理汇报。

不重要且不紧密

问清概要，酌情处理

若通话内容较简洁，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。

通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。

通话技巧：

日常礼貌用语：

询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等

对总经理直接领导、保持常常联系的外部、内部人员应在