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文件控制程序

.目的

对于质量管理体系有关的文件实施控制，确保质量管理体系运行的各个场所都得到和使用有效版本。

.合用范围

合用于本“公司”与质量管理体系有关文件的控制。

.职责

3.1办公室负责质量手册、程叙文件、作业指导书及管理制度等文件的控制和管理。

.2办公室负责技术标准、设计图纸、工艺规程（规范）及适当的外来文件的控制和管理。

3.3各有关部门负责各自的质量管理体系文件的控制和管理。

.工作程序

受控文件范围

A.标准要求的文件：包括质量手册、程叙文件、作业知道书及质量记录表式等。

B.组织要求的文件：包括技术标准、设计图纸、工艺规程、规范及管理制度等。

C.外来文件：包括顾客或者他方提供的文件，以及本公司所采用的有关国家标准、行业标准、法规法律等。

4.2文件的编号方法

4.2.1标准要求的文件编号方法

ZLSC-质量手册代号质量手册一文件名称CXWJ-

ZLSC-质量手册代号质量手册一文件名称

CXWJ-程叙文件代号2022—年号

JSJL-企业代号

2022—年号

B.程叙文件的编号方法表示

JSJL—企业代号

001-程叙文件代号

程叙文件一文件名称

C.作业指导书的编号方法表式：

按以上表示将企业代号、作业指导书代号、顺序号、年号、文件名称作成表图。

4.2.2组织要求的文件编号方法

A.管理制度的编号方法参照作业指导书的编号方法执行

B.技术标准、监理文件资料图纸和工艺规程、规范等文件的编号方法按国家或者行业的有关规定执行。

4.2.3外来文件的编号方法

外来文件原则按其原有编号。

3文件的形式

本公司质量管理体系文件除书面形式的，还可以是其他形式，如硬拷贝、电子文档或者电子媒体。

4.4文件的控制状态

文件分为受控文件和非受控文件。

A.受控的质量手册、程叙文件、作业指导书在封面控制状态栏中作红色标记，并注明分发编号。

B.外来法规监理文件资料和工艺规程、规范由总工办每年度确认其有效性，在文件控制请单中标识为受控。

C.非受控文件只登记发放，不作标记，不该分发编号。

5文件的编制和审批

4.4质量记录的填写要求

A.质量记录填写应字迹清晰、内容完整、正确，文字表达准确、简炼，填写栏目不应留空白，填写人应签名。

B.质量记录应用钢笔式圆珠笔填写，不允许用铅笔填写。

C.质量记录不允许随意更改，必须更正时，更正人员应在更正处采用划改并签名以示负责。

D.质量记录必须由操作表式活动的实施部门填写，必要时由部门负责人确认签字。

E.所有质量记录应在行为进行的同时或者完成之时，即将填写以力求准确。

5质量记录的采集

A.总工办负责确定质量记录的采集

R.各责任部门按规定的日期及时采集质量记录。

C.总工办和办公室分别负责采集来自监理部的质量记录和来自顾客的质量信息反馈，并分类编号交由办公室保存。

质量记录的归档与保存

办公室负责质量记录的归档管理工作，按照质量记录的编号、名称和采集时间分类整理，按序号装订，并编制“质量记录归档清单”，实施归档，并执行规定的保存期限。

质量记录的贮存。

质量记录的贮存应由专人保管，专栏存放，便于检索，并应采取措施，防止变质、损坏。

记录的查阅、借阅与复印

4.8.1质量记录的查阅

A.顾客查阅，合同有约定时，顾客或者代表经管理者代表允许后，可在商定期内查阅相关的质量记录.

B.本公司人员查阅，应得到办公室的允许。

4.8.2质量记录的借阅

A.所有质量记录原件一律不得外借。

B.确需借阅的质量记录，经管理者代表批准后，向办公室办理借阅手续，借阅人应按时归还。

.9质量记录的处理

超过保存期或者无参考价值的质量记录，由总工办填写“文件销毁登记表”，经管理代表审核、批准后，办公室负责销毁，管理者代表监督。

4.10设计本程序的质量记录由总工办负责按本程序的规定实施控制。

.相关文件

.质量记录及表式

JSJL-4.6-001 质量记录控制归档清单

JSJL-4.9-001 文件处理登记表

质量记录控制归档清单

编号：JSJL-4.6-001

序号

记录名称

编号

保存期（年）

备注

4.5.1质量手册由管理代表组织并审核，由总经理批准发布。

4.5.2程叙文件由管理者代表组织相关部门编制，部门领导审核，管理者代表批准。

4.5.3作业指导书、管理制度等由有关人员根据质量手册或者程叙文件的要求组织编制，相关人员审核，部门领导批准。

4.5.4技术标准，监理文件资料和工艺规程、规范等，由总工办负责组织有关部门人员依据国家标准、行业标准和技术任务书等编制，总工办或者相关人员审核。总工程师或者分管技术副总批准。

4.6文件的发放

6.1办公室征集相关部门意见后根据分工编制“文件发放登记表”，确