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Excel小技巧

也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次

的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得

心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel2002中的一些鲜为

人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样。立分类下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”

功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“企业”等）分

别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，

按“回车”键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“企业”……

3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数据→有效性”

命令，打开“数据有效性”框。在“设置”中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选

中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“企业”……

序列（各元间用英文逗号隔开），确定。

再选中需要输入企业名称的列（如D列），再打开“数据有效性”框，选中“序列”

选项后，在“来源”方框中输入：=INDIRECT（C1），确定。

4.选中C列任意单元格（如C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单

元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4），单击下拉按钮，即可从相应类别的

企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，

选“隐藏”选项，将该列隐即可。

立“常用文档”新菜单

在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调

用。

1.在空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”框。在“命令”

中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。

2.再在“类别”下面任选一项（如“”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超

”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工

资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜

单中，选“分配超→打开”选项，打开“分配超”框。通过按“查找范围”右

侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资。xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超起来。

4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，

单击其中的相应选项即可。

提示：尽管“超”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“”菜

单中“超”菜单项和“常用”上的“超”按钮的功能。

三、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元

的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显

示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，