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刍议水利工程验收档案资料的整理

摘要：文章提出水利工程验收资料是工程在建设过

程中，参与单位在各阶段所提供的验收备查资料，是反映建

设工程质量和工作质量状况的重要依据，也是单位工程在日

后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料，以期对验收资

料应给予足够重视。

关键词：验收资料；主要内容；注意事项

前言：目前，水利工程验收资料整理的工作也在逐步向

规范化、专业化。工程管理对施工技术资料的整理有了更高

的要求，鉴于验收资料项目多、内容杂等因素，结合近年来

整编验收资料的经验，就如何规范、全面、快捷的整理水利

工程验收资料作以阐述。

一、档案工作的重要性

水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组

成部分。它来源于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有

重要作用而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可

缺少的依据和条件。借助档案，人们可查寻需要了解掌握过

去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，

档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资

料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以

水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档

案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法

人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，

对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务必高度重

视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程

档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，江泽民

同志曾题词：“档案工作是各项事业发展的重要基础，这

个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。胡锦涛主席也

指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观

规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把

握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不

可缺少的方面，是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的

重要性与肩负的神圣责任。

二、管理验收资料的准则

（一）确保验收资料真实可靠。验收档案管理人员要管

理好工程施工单位、监理单位和工程建设单位的资料，检查

三方资料计算的工程量数据是否一致，确保三方资料与工程

进度统一，这样才能提高验收资料的真实性与可靠性，使验

收资料准确地反映项目工程的实际情况。

（二）确保资料完整全面。验收档案管理人员要随时检

查档案的完整情况，将档案按照项目建设的时间顺序进行排

列，确保档案记录的时间点连续完整。如果在检查档案的过

程中发现某一部分档案有缺漏，管理人员要及时向上级反映，

并尽快补全缺漏的材料。

（三）对档案进行规范、统一管理。。档案管理人员在

整理档案时，要仔细检查验收档案后面加盖的印章是否与建

设单位的公章相符，并且要检查档案上的负责人签字是否清

晰有效。在整理好档案后要将档案统一装订成册，并制作档

案封面，在封面上注明档案内容，还要编写档案目录，标注

具体内容的页码。

三、管理验收档案的操作标准

水利安全生产档案主要包括：安全生产日常管理文件材

料、执法检查材料、行政审批和备案材料以及安全生产事故

调查处理材料等方面，保管期限分为永久、30年、10年。

具体应归档文件材料的范围与保管期限参见但不限于附件

（《广东省水利安全生产档案分类及保管期限表》）。水利安

全生产归档文件材料在遵循“纸质材料类归文书、相对集中，

其他材料分别按载体形式归入相应类别”原则的前提下，按

照《归档文件整理规则》（DA/T22―2000）、《照片档案管理

规范》（GB/T11821―2002）等的有关规定进行整理编目。纸

质文件材料归档必须是原件，应字迹工整、数据准确、图样

清晰，签字盖章、日期等标识完整齐备。书写和装订材料应

符合档案保护要求。实物与声像文件材料归档，应按规定注

明时间、地点、事件、主要人物等相应的文字说明。涉及工

程建设安全的重大事件、事故，应有必要的文字、声像材料。

不同类别中有密切联系的材料之间互标参见号。电子文件材

料与纸质文件材料同步归档，内容保持一致，并符合《电子

文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的原则要求。水利

安全生产日常管理、执法检查以及行政审批和备案材料，由

水利安全生产档案形成部门于文件形成后的第二年3月底之

前移交本单位档案部门归档；事故调查处理文件材料应在事

故处理结束后30日内完成归档。任何部门和个人不得将应

归档文件材料据为己有或者拒绝归档。工作人员调离