会务管理常用表格.docx

会务管理常用表格

为实现对公司各类会议进行有序的组织于治理，确保会议召开的质量和效率，特制定本细则。

一、会前预备

负责人

编号 事项

(部门)

审核 审批 细则及节点

发起部门填写《会议打算申请表》；

确定会议主题、会议目标和应达成的结果、人员、时刻

HQ1

会议打算

申报

部门

发起部门

如有需要，可召开专门会议需提早

如有需要，可召开专门会议

需提早20天申请

部门

常务副

会前10个工作日确定

了解场地情形(外部环境、内部设施、住宿、娱乐、餐饮

经理

总经理

等)

3.费用比较

部门

常务副

1.发起部门填写《会议议程安排表》

经理

总经理

2.需提早8个工作日提交行政部

1.应注明会议的时刻，地点，主持人，议程，会议的注意

部门

常务副

事项（包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，

经理

总经理

请假的要求，会议的纪律等）及路线图

2.需提早7个工作日公布

常务副

总经理

及地点要求等

HQ2

会议场所的选定

行政部

确定会议

HQ3 发起部门

议程

发会议通

HQ4 行政部

知

HQ5

HQ6

HQ7HQ8

申报会议预算

参会人员确认

预定设备预备

行政部

行政部

行政部行政部

常务

副总 总经理经理

部门 常务副

经理 总经理

部门经理部门经理

部门

依据会议的长短及要求确认，费用明细包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，有关费用，不可预见费等，填写《会议费用预算表》。

需提早4个工作日完成

会同发起部门确认人员有无变动

确认住宿、交通、娱乐情形

会前3个工作日完成

按照征询结果，预定会议室、房间、餐饮、娱乐

会前3个工作日完成详见《设备预备清单》

按照人数确定车辆，要求是正规出租公司，并有备用方案。

HQ9 车辆安排 行政部

经理

按照会议人员情形，确定路线

至少配两台小车服务领导，一台小车为会务组用车

常务情形，公布所有安排。应包括时刻、地点、主持人、议程、

常务

情形，公布所有安排。应包括时刻、地点、主持人、议程、

行政部

副总

总经理

房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系

经理

方法及房间、会议注意事项及会址路线图

2.会前3天发给与会者

行政部

部门

1.按照实际情形制作

HQ10

发会务通知

HQ11 欢迎牌、

HQ12

HQ13

横幅、PPT制作

会议文件预备

预备会议及人员安排

食品的采

行政部行政部

经理 2.PPT为议程应包括会议时刻，内容，汇报人。3.会前1天完成

部门 常务副 1.会同发起部门打印文件经理 总经理 2.会前2天完成

就会议预备情形进行通报

部门

两天以上的会议，至少安排三个行政人员服务

主管

会前1天完成

部门 依据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心、瓶装

HQ14 行政部

买 主管

部门

HQ15 会场布置 行政部

主管

水

所有会议所需用品需在会前2小时运到会场

会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）需在会前1小时摆放并调试完毕

所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在会前 30

分钟摆放完毕

会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟预备并调试完毕

摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。

台卡、文件于会前30分钟放置

通知汇报人员于会前5分钟就座并预备好汇报资料

茶水需在会前10分钟开始冲泡

编号事项

编号

事项

负责人

(部门)

检查

审批

细则及节点

HZ1

会议室

保证

行政部

专人

HZ2

用餐保证

行政部

部门

经理

常务副

总经理

部门

经理

提早获得房间钥匙，并分发给与会人员

晚上与总台设定较早时刻，并提醒早餐

会议终止当天12点前，收齐房间钥匙

常务副 1.了解领导的需求，安排人员做好服务总经理 2.预备好扑克、麻将牌等娱乐设施

引导座位，签到

会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保证会议

的服务，做好摄像、录像工作，每次汇报开始时，要随时

部门

关注设备、灯光、室温、音响等情形

主管

3.协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工

作

4.及时了解会议的进展情形并及时通知外部会务人员做

好日程安排的调整工作

1.结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的预备情形（人

数）及用餐时刻

部门

常务副

2.如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐

经理

总经理

做好就餐座位安排，合理搭配，做好人盯人服务

酒水预备到位

晚餐时通知翌日行程

HZ3

住宿保证

行政部

HZ4

娱乐保证

行政部

编号事项

编号

事项

负责人

(部门)

检查

审批

细则及节点

HH1

退房

行政部

专人

部门

主管

HH2

车辆安排

行政部

部门

经理

部门

主管

会议