农产品配送专项方案文档.doc

采购部门工作职责

采购管理在日常工作中需统筹兼顾事前计划、事中实施和事后控制，以达成维持正常产销活动，降低产销成本目标。就采购计划而言，应包含设定目标、建立制度和组织、划分职责和权限、人员选择、设计作业步骤和表单，和拟订计划和预算。

采购部门建立

组织方法

成立独立商品采购部门，将采购相关职责或工作，集中授予一个部门来实施。

1、从整体见解处理各项作业，大幅降低营运总成本。

2、统筹供需，增强采购能力，提升存量管制绩效。

3、指挥系统单一化，各部门间沟通和合作取得改善。

4、商品作业系统制度化和合理化，减低了管理费用。

注意事项：

1、有计划地推展集权式采购组织；

2、配合各部门特征；

3、建立利润中心式商品组织，着重以行销为出发点，依据销售估计来进行商品采购、生产等计划；并将采购、外包、制造、加工、仓储、输送等，看成一个体系来运作；

作业层面

1.品质：（后附品质标准表）

(1)能够明确说明规格；

(2)提供客观验收标准给供给商；

(3)亲密关注商品品责问题；对市场同类商品品质等级差异制订标准；

(4)帮助供给商建立品管制度；

2.交货：

(1)给供给商正确而能达成交货期；

(2)提供长久需求计划给供货商；

(3)供需双方协商制订有利、快捷运输配送方法；

(4)帮助供给商处理交货问题。

3.价格：

(1)关注市场价格改变，给供给商公平合理价格；确保采购商品在品质、价格上市场优势；

(2)让供给商分享共同推行价值分析结果；

管理阶层

1.采购经理：

（1）拟订采购部门工作方针和目标；

（2）负责关键商品采购；

（3）编制年度采购计划和预算；

（4）签核订购单和合约；

（5）采购制度建立和改善；

（6）撰写部门周报或月报；

（7）主持采购人员教育训练；

（8）建立和供给商良好关系；

（9）督导采购部门全盘业务及人员考评；

（10）主持或参与采购相关业务会议，并做好部门间协调工作。

2.采购主管：

（1）分配采购人员及助理日常工作；

（2）负责次要采购；

（3）帮助采购人员和供给商谈判价格、付款方法、交货日期等；

（4）采购进度追踪；

（5）保险、公证、索赔之督导；

（6）审核通常商品采购案；

（7）市场调查；

（8）供给商之考评。

3.采购员：

（1）经办通常性商品采购；

（2）察访厂商；

（3）和供给商谈判价格、付款方法、交货日期等；

（4）要求供给商实施价值工程工作；

（5）确定交货日期等；

（6）通常索赔案件之处理；

（7）处理退货；

（8）搜集价格情报及替换品资料。

4.助理：

（1）请购单、验收单之登记；

（2）订购单和合约之缮打；

（3）交货统计及稽催；

（4）访客之安排和接待；

（5）采购费用之申请和报支；

（6）电脑作业和档案管理；

采购人员选择

一、才能方面

价值分析能力、估计能力、表示能力、专业知识

二、品德方面

临财不苟得、敬业精神、虚心和耐心

三、采购授权

1、供给商选择；

2、交易价格及条件决定；

3、采购规范确实定；

4、和潜在供给商接触联络。

授权金额大小（由总经理制订）

采购制度和作业步骤及表单

一、作业步骤

通常采购作业步骤设计:

1、注意前后次序立即控制

2、注意划分权责或任务，譬如请购、采购、验收、付款等权责均应予区分，并指定主办单位。

3、避免作业过程中发生摩擦、反复和混乱。

4、程序繁简或被重视程度，应和所处理业务或采购项目标关键性或价值大小相适应。

5、处理程序应合时宜。

6、配合作业方法改善。

二、采购作业基础步骤：

1、确定需求

2、需求说明

3、选择可能供给起源

4、合宜价格决定

5、订单安排

6、订单追踪和稽核

7、查对发票

8、不符和退货处理

9、结案

10、纪录和档案维护

附：

各类农副产品品质标准

冻品品质标准

种类

外观品质要求

收货标准

防损标准

送货周期

冷藏点心

1、具色、香、味、形

2、包装整齐、标识清楚

3、无污染

1、需当日生产

2、标识有制造商、产地、净含量、生产日期

保质期、注册商标

3、条码需清楚可扫描

抽检称重若有不符则拒收

天天

冷藏豆制品

1、不发粘、不变味、不变色

2、包装整齐无污染

1、需当日生产

2、标识清楚、内容完整无误

3、条码需清楚可扫描

抽检称重若有不符则拒收

天天

冷藏水产、糟醉类

1、不浑浊、无杂质沉淀

2、不漏气、胀气

3、包装整齐整齐

1、需有明确标识且内容完整无误、条码可扫

2、有相关部门准产、准售证实及卫生、

防疫合格证批号

抽检称重若有不符则拒收

每七天2次

冷藏奶制品

包装外表及封口清洁无污

1、需当日生产