文书档案管理制度样本.doc

文书档案管理制度

受控状态：____受控_________

发放编号：________________

生效日期：____-04-02____

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生效日期

1

总则

1.1

1.2

为加强公司文书档案管理，规范工作程序，特制定本制度。

办公室为公司文书档案归口管理部门。

2

文献收集

2.1

2.1.1

2.1.2

2.1.3

公司文献资料收集范畴

凡是反映公司经营活动、具备查考运用价值书面文献材料均属归档范畴。

政府机关或行业管理部门（简称职能部门）文书材料

a)职能部门召开关于房地产工作会议文献；

b)职能部门下发涉及经营业务并规定贯彻执行文献；

c)职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中批示、发言；

d)职能部门对公司各类请示事项批复；

e)其他有关资料。

公司证照

营业执照、税务登记证、公司代码证、资质证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划允许证、建设工程规划允许证、建设工程施工允许证、国有土地使用权证、商品房销售允许证、投资允许证等证照，由办公室统一保管。各部门普通使用复印件。如确需借出原件，必要填写《资料、物品借离申请表》，经办公室主任批准后方可借出。原则上，证照借出当天内归还。

公司文书材料

a)公司股东会、董事会、监事会形成各种决策、决定等文献资料；公司下属公司股东会、董事会、监事会形成各种文献资料。

b)公司工作例会议记录、纪要以及其他会议文献材料；

c)公司印发各种正式文献签发稿、打印稿；

d)公司给上级部门状况报告及请示等；公司各部门及所属公司请示与公司批复文献；

e)公司各部门及下属公司工作筹划、工作总结、报告等；

f)公司各类调研工作形成文献材料；

g)公司调查解决违纪、违规事件材料；

h)公司汇总及下属公司报送资金筹划、财务、销售、成本等各类数据资料；

i)公司参展大型产品展销展示、媒体推介等形成文献材料；

j)公司领导在经营活动中形成重要信件、电报、电话记录以及从外项目部带回与我司业务关于文献资料；

k)各类投诉解决材料；

l)公司经济纠纷解决材料；

m)公司工商登记资料；所属公司报送工商登记备案资料；

n)公司各类资质、权属证书；所属公司报送各类资料、权属证书备案资料；

o)公司重要各类合同合同；所属公司报送重要各类合同合同备案资料；

p)公司及所属公司开发项目可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文献资料；

q)公司《章程》及规章制度等文献资料；所属公司报送规章制度备案文献；

r)公司重要财产物资登记、档案等交接凭证、清册；

s)公司固定资产购买批文、使用阐明书、维修卡或保修单等；

t)其他各类有关资料。

3

档案业务解决

3.1

3.2

3.2.1

3.2.2

3.3

3.3.1

3.3.2

3.4

3.4.1

3.4.2

3.4.3

3.4.4

3.4.5

3.5

3.5.1

3.5.2

3.5.3

3.5.4

3.5.5

3.5.6

3.5.7

3.5.8

3.5.9

公司各类档案按部门工作职责范畴，收集整顿文献材料并立卷归档。

公司文献资料归档，必要做到完整、精确、系统。

各部门领导必要支持专、兼职档案员工作。专、兼职档案员将所收集文献、材料加以系统整顿，构成保管项目部(卷、册、袋、盒)及时归档，向办公室移送。交接双方依照归档范畴移送目录，清查核对，并履行签字手续，对不符合规定限期改正后再行移送；

对调离我司人员，必要把该归档文献材料办理移送手续，把借阅档案归还办公室后方可调离，否则不予办理调离手续。

文献资料归档范畴

具备日后查考运用价值文献、材料、报表、照片、录音带、录像带等；

已经解决完毕文献、材料，涉及三大某些，即：上级和外项目部来文献、材料；本项目部生产经营活动中形成文献、材料、声像资料及工程、基建竣工资料、会计材料等；下级项目部报来文字材料。

文献资料归档时间

各部门兼职档案员每年于一月底前完毕前一年本部门文献、材料收集、整顿、归档工作，并向办公室移送。会计档案每件均应立卷，财务部门保管期限为二年，到保管期限后次年一月底之迈进行归档；

办公室档案管理员每年六月底前完毕前一年公司各门类档案收集、整顿及归档工作；

工程、基建竣工档案在工程完毕三个月内由工程、技术人员完毕整顿，按归档时间统一交公司办公室存档；

员工外出开会、学习参观等带回文献，以及在工作中形成凭据或根据性材料需随时归档；

归档文献材料普通一式一份，重要或运用频繁易于损毁增长一至三份。

文献资料归档规定

案卷皮、卷内目录、备考表一律使用档案局监制国家规格统一原则；

归档案卷目录、卷内目录等材料要笔迹工整，图表、图面清晰，订立完备，图幅符合规定，文稿必要用蓝黑或碳素墨水书写；

卷内文献、材料应用阿拉伯数字逐张在右上角编顺序号(科技档案在右下角编顺序