水库巡查维护保洁档案管理.docx

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书库巡查维护保洁档案管理

目录

TOC\o"1-3"\h\z\u第一节项目资料管理 1

一、工程资料分类 1

二、文件的编制和审批 1

三、文件的发放 2

四、文件的换版与作废 2

五、文件的归档、借阅 3

六、外来文件的管理 3

第二节水库维护资料管理制度 4

一、归档范围 4

二、档案保密制度 5

三、档案工作人员 5

四、档案安全制度 6

五、档案资料查阅利用制度 6

六、档案的收集 7

第三节档案管理流程 8

一、目的 8

二、适用范围 8

三、术语和定义 9

四、职责 9

五、工作程序 10

第四节档案保密制度 17

第一节项目资料管理

一、工程资料分类

（一）受控文件

1.管理体系文件：管理手册（除因投标送给顾客以及其它用途的管理手册）、程序文件、作业文件（包括管理制度、管理制度、管理规定等）；

2.合同文件：施工合同、分包文件、供货合同等；

3.技术文件：施工组织设计、项目质量计划、职业健康安全管理方案、环境管理方案、专项技术措施等；

4.外来文件：包括相关的法律、法规、规程、规范、标准、设计文件、设计变更、招标文书、顾客提供的图纸、图样等）。

5.其他文件：包括公司其他与一体化管理体系有关的管理文件及上级下发的文件；

6.除以上受控文件外，其他为非受控文件。

（二）文件的标识

1.各部门负责编制各自使用的“受控文件清单”，并由部门负责人审核，文件和资料管理员负责控制。

2.受控文件一般加盖“受控”印章；规程、规范、图纸、技术资料可采用其它的适当方式进行标识。

3.各部门管理性文件编号以文件号作为状态标识。

二、文件的编制和审批

项目经理部各部门管理性文件由各部门组织编制，并组织有关部门和人员进行会审和会签，分管领导审批，项目经理批准，项目经理部综合办公室负责发放。

三、文件的发放

（一）受控文件由文件资料管理员统一编制分发号，并填写“受控文件发放（领用）审批登记表”，经部门负责人或分管领导审核批准后，按发放（领用）范围发放。

（二）文件领用人在“受控文件发放（领用）审批登记表”上签收，

注明日期，每份文件都有分发号，以便于追溯。

（三）当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写“受控文件发放（领用）审批登记表”，经部门负责人或分管领导批准后，到文件管理部门办理领用手续。文件复印件由文件资料管理员加盖“受控”印章，否则复印件无效。复印件在原件编号的后面加注-1或-2，…作为受控号，以便发放登记。

（四）受控文件使用人应保护好文件，不得丢失或损坏。如一旦发生丢失或损坏，应办理申请领用手续，并在领用申请中作出说明。

四、文件的换版与作废

（一）文件经过多次更改或需要进行大幅度修改时应进行换版。发放新版本时，由综合办公室负责作废文件的处理。

（二）失效或作废的文件，由文件资料管理员填写“文件销毁申请单”，经综合办公室负责人审批后统一销毁。需作资料保留的作废文件，申请人应填写“文件保留申请单”，经综合办公室负责人审批后方可留用。保留的作废文件，应加盖“保留”、“作废”标识。防止作废文件的非预期使用。

五、文件的归档、借阅

（一）受控文件经审核批准后，由文件资料管理员填写“文件归档登记表”，并列入“受控文件清单”中。存入磁盘的文件也由文件资料管理员进行归档登记，以防丢失。

（二）需临时借阅文件的人员应填写“文件借阅申请单”，经文件管理部门负责人批准后借阅。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还的由文件资料管理员限期收回。原版文件一律不外借，以防丢失或损坏。

（三）文件资料管理员应经常检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理，防止失效或作废文件的非预期使用。

六、外来文件的管理

（一）项目经理部对法律、法规、标准、规程、规范及其他要求的收集、识别和控制按《法律法规和其他要求控制程序》有关规定执行。

（二）各文件管理部门发放到供方的受控文件，如发给工区的施工图、技术要求和规程、规范等，应进行发放登记和跟踪更改控制。

第二节水库维护资料管理制度

一、归档范围

1.项目档案是指各类报批文件、各类合同、考察调研报告，考察调研的影像、照片资料、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要，水库巡查维护前照片、维护后照片，水库保洁的每次进程相关资料。

2.设备档案是鉴定评价工程、设备技术状态的科学资料，是为保障设备正常运行并处于良好状态的重要依据。主要包括计划、选购阶段的设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、图样、技术手册、使用维护手册