文件和记录控制程序.doc

受控状态：受控文件

文件和记录控制程序

〔版本：B版，修改：0次〕

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目的

对与质量管理体系有关的文件和记录以及顾客规定的记录进行控制，确保公司相关场所使用的文件和记录为有效版本,以提供对质量管理体系有效运行和产品符合要求的证据。

适用范围

适用于与管理体系有关的文件和记录控制,证明产品符合要求和质量管理体系有效运行及顾客规定的记录的控制。

定义

文件：信息及其承载媒体，媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。包括质量手册、程序文件、工作手册、外来文件、质量记录等。

记录：说明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

外来文件：包括国家/国际标准、行业标准、客户图纸/规格等。

受控：用于指导作业或系统运作，受版次更新控制，需盖受控章并控制分发对象。

非受控：仅供参考性质，不受版次更新控制。

职责

4.1总经理：负责批准发布质量手册。

4.2管理者代表：负责对质量手册的审核，负责批准程序文件，负责对本公司各部门的文件和记录的管理进行监督。

4.3管理技术部：负责文件和记录控制的归口管理，负责组织相关部门人员进行质量手册、程序文件、部门工作文件的编制，并负责质量手册、程序文件、工作文件的发放和控制，负责组织对管理体系文件的有效性进行评审。

4.4各职能部门：负责编制和修订职责范围内的程序文件、工作文件、记录表单，负责收集、整理、保管本部门的文件、记录。各部门负责人负责审核本部门编制的文件和记录。

4.5各部门分管领导负责工作手册文件的批准。

4.6行政部负责记录表格的印制。

程序

5.1文件的分类及备案保存

第一层次文件：质量手册(含文件化的方针和目标、指标)由管理技术部备案存档。

第二层次文件：程序文件由管理技术部备案存档。

第三层次文件：

a)有关管理性作业文件：如管理制度、工作手册、经营方案等由各相关部门自行备案存档；

b)技术文件：如产品图样、规格标准、企业技术标准、检验标准等由工程运作部备案存档；

第四层次文件：

a)记录表单由各使用部门编制和保存并随引用文件报管理技术部进行文件控制和备案分发；

b)针对特定产品、工程或合同编制的方案由工程运作部备案存档；

外来文件：顾客提供的图样/工程标准/技术标准及其更改文件由工程运作部备案存档；相关的国际/国家/行业标准以及相关的法律法规由管理技术部备案存档。

5.2文件的编码

质量手册RL-QM-XX

01……99修改版次，以两位数字编号识别

质量手册代号

公司代码

程序文件RL-QP-XX-XX

文件序列号01……99

质量体系要求章节代码〔04、05、06、07、08〕

程序文件代号

公司代码

三级文件RL-WI-XX-XX

文件序列号〔部门文件的流水号01……99〕

部门简称〔如财务部CW、人事部HR、……〕

三级文件代号

公司代码

质量记录RL-XX-XX-XX－R××

表单序列号01……99

表示记录表单