公文处理管理规定.pdf

公文处理管理制度

受控状态：____受控_________

发放编号：________________

生效日期：___2007-04-02____

版本/修改次第更改页次/章节编制审核批准生效日期

1总则

为规范公司各种公文管理,保证公文质量,提高公司内部沟通和外部联系的有效性结合公司

实际,特制订本制度;

公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则,做到及时、准确、安全;

公文处理过程中必须注意保密,确保公司利益不受损害;

办公室为公文处理的归口管理部门,负责公司的公文处理工作;公文内容涉及的业务部门为

该项公文的主办部门,如涉及其他部门的,该部门为此项公文的会办部门;

2行文规范

行文应当确有必要,注重效用;

行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告;

公司各部门向相关业务部门及下属公司行文,一般以公司名义,用函的形式商洽工作、询问

或答复问题及审批事项;

“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门,需要同时送其他部门的,应当用抄送形式,

但不得抄送下属公司;

“报告”不得夹带请示事项;

3文件格式

文件眉首是指首页横线以上部分,包括发文项目部标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、

签发人等内容;眉首部分一般占首页的1/3到2/5见附件;

文件秘密等级或紧急程度的标识,注在文件首页右上角;“绝密”、“机密”公文在文件左

上角标明文件份数序号;如需同时标识秘密等级和紧急程度的,保密等级标识在右上角第1

行,紧急程度在右上角第2行;

发文项目部标识分为二种,一种是由公司全称加“文件”组成；另一种仅为公司全称;

发文字号由公司代字、年度、顺序号组成,置于发文项目部标识之下,横线中央之上;

文件主体是指横线以下至主题词不含之间的各要素的统称;

文件标题应位于横线下方空1行处,排列应遵循美观易懂的原则,字数不多可居中排成一行；

如字数较多可排成两行,分行时不要将词组分开;

上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、

“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式,照顾阅读的方便并保持页面的美观;

主送项目部应在标题下空1行处,左侧顶格,主送项目部名称后标用全角冒号;

文件正文在主送项目部名称下1行处,每自然段左空2字,回行顶格;数字、年份、计量项目

部不能回行;

文件附件目录在正文空1行处,左侧需空2字标识“附件”,后标全角冒号和名称;附件名称

后不加标点符号;附件应与主件一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,并标识

序号;

成文日期应用汉字将年、月、日标全,“零”写成“O”;

文件落款通常应在正文或附件下空２行;当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应

采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无

正文”的方法解决;

版记是指位于主题词以下的各要素的统称;

“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上,居左顶格标识,后标全角冒号；主题词按

类别词、类属词、文种的顺序排列,词目之间空1字；

分送栏设在主题词下1行,左空1字标识“呈报”或“抄送”,后标全角冒号；回行时与冒

号后的抄送项目部对齐；在最后一个抄送项目部后标句号；

印发栏拟稿、核稿、打字应设在文件末页最后一