收集级管理制度综合公文.pdfVIP

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1总则

为使公司化、规范化，特制定本制度。

2范围

本规定所称公文管理，指公司在经营管理过程中所产生的各种公文，以及与外界

往来的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、拟定、、收（至归档全

部过程之办理与控制。要做到规范、准确、及时、安全。

3职责

各单位/部门：负责公文的制定、送审工作。

综合：负责公司公文的统一管理，含收文处理和管理等工作。

部：负责对文件管理系统的开发、。

4工作程序

4.1收文处理

所有发至公司的正式文件(含传真件等)，均由综合办统一签收，录入《收文登记

表》（附件1）按年度进行编号，填写《收文处理情况卡》（附件2），综合办根

据文件内容和传阅范围，提出办理意见，送公司总经理批示，文件可按阅件、办件进

行分类，综合办根据文件内容和批示定时督办。

传阅和交办的文件应交经办人签收，并收回存档，同时可交付复印件以供办理查

阅方便；多部门协调办理的公文，应先送主办部门；遇急办件，文件办理与传阅同时

进行，若人不在，可根据文件内容及时限要求交相关部门或人员办理，同时

向总经理汇报并做好督办工作；文件一律由综合办专人传送、督办。

对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档。

4.2管理

公文的起草由各单位/部门进行，涉及两个以上部门的，应明确一个负责部门，其

他部门为协助部门；且在送审前应征求所涉相关部门的意见或组织相关单位进行评审，通

过后方可进行下一步工作。

所有公文的编写，应做到“合法合规，切实指导或服务于生产经营”，达到“有章

可循，有据可查”的目的，且措辞得当，简明易懂。

4.2.1公文种类

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公文按照行文方向可分为：上行文（、申请、报告等），平行文（函），下行

文（通知、通告、命令、指令、决定、决议、布告、公告、指示、等），通行文（意

见、会议纪要等）。

公司现行公文主要有：红头文件（含上行文、下行文）、会议纪要、通知通告等。

红头文件：上行文现主要对外，用于向行政机关上报等（即临时红头，以公

司卡通过为准付印）；下行文指上级机关对所属下级单位的一种，现主要

应用于公司OA系统公文管理模块。

平行文：函是惟一的一种平行文种，适用范围广泛，不仅可以在平行机关之间行

文，而且可以在不相隶属的上下级机关之间行文。

通行文：主要为重大会议的会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项的

公文。

通知通告：在此特指在公司特定范围内公布的应当的事项。

申请：是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限

给予明确，或对某事予以审核批准时使用的一种文体。

4.2.2编写参照

参照国家行政公文通用规则，对所含上行文（模板见附件3）、卡（附件4）、

下行文（附件5）、会议纪要（附件6）、通知通告（附件7）、申请（附件8）的排版、

标识、主体、附件、时间、、词等具体格式做了明确规定。

4.2.3编写格式

红头文件：（上行文、下行文）正文采用Word编辑，页面布局采用纵向、A4；页

边距的设置：上3.7㎝、下3.5㎝、左2.8㎝、右2.6㎝；装订线位置：左；页眉无

要求，页脚右侧用4号半角