会计档案的整理与归档方法（5篇）.pdf

5篇）

第一篇：会计档案的整理与归档方法

一、会计档案含义料归档范围

会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一

系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会

计报表、工资表和综合管理等材料。

二、会计档案材料归档范围

根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关

规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和

建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管

理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）

不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查

考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。

（一）会计凭证：

会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭

证）

１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核

算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。

自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外

来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票

和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。

２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分

为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。

综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总

凭证以及其他的会计凭证。

（二）会计帐簿：

会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会

计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、

１、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；

２、分类帐簿：

分类帐簿分总帐和明细帐两种

（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；

（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；

３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登

记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐

簿。

（三）会计报表：

会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事

业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是

根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，

主要有：

１、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表

等；

２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；

３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报

表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一

起归档。）

（四）工资表：

工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人

消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、

证明、通知存根和各种奖金等。

（五）综合管理：

综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、

请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独

立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的

后面，属短期卷的排在月报表的前面。

三、会计档案立卷整理

会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没

有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十

五年、二十五年五种。

１、凭证保管期限：

（１）涉及外事，对私资改造材料永久

（２）关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币

收支凭证应需要单独立卷保管永久

（３）建设银行凭证及附件25年

（４）一般凭证作短期15年其整理模式如下（以下属类同样）

Ｄ─Ｏ│││

││└───案卷号

│└─────财务档案二级类目（属类）代号└──────财会档案

一级类目代号

２、帐簿保管期限：

（１）预算会计的现金出纳帐、银行存款帐25年（２）总帐15

年（３）明细帐15年（４）辅助帐10年３、会计报表保管期限：

（１）年终报表，各单