单证员工作流程.pdf

跟单业务工作流程：

一.跟单：

1.制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总

金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其

安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生

产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交

货期与工厂方面协调好，以免以后赶不交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，

如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。

2.商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商

检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，

传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，

有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重

复使用。

3.办理C/O或FormA：看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或FormA。

FormA是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。C/O是

一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制的话在商

检局办理就可以了。在装运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基

本程序都是先在网上制作好资料（包括合同，发票，装箱单等）后再发过去,待机器检查合格后再由贸促

会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取单证了。

4.验货订舱：经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可

以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后，向货代订舱。如是客户指定货代，则直接填

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好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱

数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓

单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自

己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话

等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。

5.报关：订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。报

关资料包括：外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单（注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先

向商检局备案），报检委托书，换证凭条，C/O或FormA等。

6.拿单：货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。船开后两三天

内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS费用，清关费，操作费等。安排工厂付款，并将水单传

给货代。货代在钱到帐后，就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公

司没有人手，也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。如果提单电放，出提单电放申请，盖

上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。

7.通知客户：货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。

8.催款寄单：拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。客户货款到帐后，再寄正

本提单，装箱单（数据应与提单上一致），发票给客户，在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽

然不太重要，但我觉得写上还是比较好。

9.退税：在报关后一个月后，报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你，拿上这些单据

与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。

注意：

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1.有些产品比较工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制质量，在出货前要求

工厂出具船前样。

2.跟单工作是需要很细心跟耐心的，时时刻刻注意工厂的生产进度，及时安排船期，在制作各种单

证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要检查检查再检查才行，我就会经常出错，不过庆幸

还没给公司造成损