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会计档案的整理与归档操作方法
一、会计档案
会计档案是经济档案的重要组成部分,是记录和反映各企业经济业务的重要史料和证据。所谓会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业资料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。各企业必须加强对会计档案管理工作的领导,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度,切实把会计档案保管好。
会计档案的内容主要是指会计凭证、财务报告和其他会计核算的专业资料。会计档案资料当初产生的直接目的和主要原因,不是为了供人查阅而专门形成的,而是作为一种核算手段,为了处理某种会计事项的需要,在会计活动中形成的,由于其中某些资料具有保留价值,因而进行系统地整理,形成了会计档案。因此,一般地说,与会计核算无关的其他资料不是会计档案。
作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和财务报告等,不是随意留存下来而成为会计档案的,而是按照一定程序和方法集中保存起来,才能成为会计档案。
如果组成会计档案的各种会计资料未经整理、随意组合或任意堆放、保存,就不能称为会计档案。
二、会计档案的整理、立卷
为了更好地发挥会计档案的作用,必须对会计档案进行挑选、
整理、分门别类,按序存放,集中保管。整理会计档案是整个会计档案管理的重要内容,是保存、利用会计档案的前提,会计机构、会计人员必须认真对待,努力做好。应当注意,不同保管期限以及规定必须另行组卷的会计资料,应分别装订立卷。
由于各类会计档案保管的期限不尽一致,要对会计档案材料进行科学分类,达到便于查找和调阅,也有利于各种会计档案的分类和定期销毁。下面按会计档案的类别,分别叙述一下整理、归档的有关内容。
(一)、会计档案的整理、立卷的总体要求
会计凭证类包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证,它是会计档案的重要组成部分。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固、妥善保管,便于查阅。凭证以册为保管单位,每月装订一册或数册。
1、会计档案整理、立卷使用的物品
、凭证封面
凭证封面中各记事栏是事后查账和查证有关事项最基础的索引,不同的凭证封面有不同的内容,表2—1是我们目前推荐使用的一种封面。
表2—1:凭证封面
单位名称册别本月份共本
单位名称
册
别
本月份共
本
本册第
本
保管期限
年
凭单号次
自第
号至第
号止
共计
张
凭证起讫日期
自
年
月
日至
年
月
日止
备
注
会计主管人员: 检查复核人: 装订人:
、凭证封底
凭证封底也有很多种类,我们推荐使用的是具有封底功能又具有一定备考功能的封底。如表2—2格式的封底。
表2—2:凭证封底
复制、抽出或另行装订原始凭证记录
日
日
期
记账凭
经办人
单位负责
是否归还及
名称 理由
年 月 日
证号码
盖章
人盖章
其他(备注)
、凭证包角
凭证包角种类很多,规格也不一致,目前使用较多的是长条形粘贴性包角,但从牢固安全的角度,我们推荐使用表2—3—1(正面),表2—3—2(反面)格式的方形包角。
表2—3—1:凭证包角(正面)
年
年
月
凭证号
册号
卷号
表2—3—2:凭证包角(反面)
、三角衬垫
三角衬垫是指在原始凭证折叠、装订过程中,为避免厚薄不一,凭证装订部位过于薄,影响装订而使用的一种材料(用纸板制成),是一种新推荐使用的档案材料(同表2—4)
表2—4:三角衬垫
、凭证盒
凭证盒是为了装订后的凭证不折角、不折边,使凭证便于堆放整齐和寻找而使用的一种档案材料(见表2—5)。
表2—5:凭证盒
会计凭证
年度年
全宗号目录号案卷号
会 计 凭 证 盒
立档单位: 凭证名称:
启启用日期: 年 月 日至 年 月 日册 数:本月共: 册 本盒是第 册
凭证号数:自 号至 号 保管期限 年财会主管 经办会计
全宗号 目录号 卷号
2、会计凭证整理的程序及方法
、要把所有应归档的会计凭证收集齐全,并根据记账凭证的不同种类,按顺序号逐张排放好;
、整理记账凭证的附件(原始凭证或原始凭证汇总表),剔除附件中不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料,补充遗漏的必不可少的核算资料;
整理中如果附件太大的,应将原始凭证按记账凭证的大小折叠好,并在右上角加粘上三角衬垫;原始凭证不整齐的应进行修剪;原始凭证太小的,应使用原始凭证粘贴单进行粘帖,并注意避开装订位。凡需要单独保存的原始凭证,如需经常查阅的工资单、奖金表,可单独装订成册;如领料单、发票、医院转来的账单等,数量过多的,应归类汇总后单独装订成册,并填制一式两份的汇总表,一份附在记账凭证后,另一份装订在另行装订的原始凭证上面,汇总表上应注明原始凭证的张数、册号、记账凭证所属年月及号码等内容;某些重要的原始凭证如文件、表册、契约、合同、存出保证金收据等,应另编目录,单独装订保管,并在
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