展览业务的操作流程.pdf

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一个展览业务的操作流程

一．接洽阶段获取参展客户信息上门拜访客

户取得客户参展相关资料明确展览设计图

交付日期二．设计阶段与设计师沟通并即时

同客户进展展位设计的交流向客户交付设

计初稿、设计说明、工程报价研究客户反应

意见并再次修改交付最后定稿之设计图及

工程报价三．签约阶段同客户确定工程价格

明确同客户的相互配合要求签定合同四．制

作阶段根据部门工作单完成制作及准备工

作安排客户到工厂实地观察制作及准备情

况完成主办、主场、展馆等各项手续五．现

场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变

更工程配合客户展品进场客户验收六．展会

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期间及撤场阶段安排展会期间现场应急效

劳和增值效劳配合客户展品离场现场撤除

七．后续跟踪效劳展会的后续总结报告为客

户提供行业会展信息和分析邀请客户参观

公司其他效劳案例一．工程接洽阶段1．获

取参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮

助获得最初步的客户信息的。上届展览会的

会刊——一般比拟成熟和已经固定的展会，

行业中的主要厂商根本上会继续参展，所以

上届会刊是很好的渠道。会刊资料往往登载

有平面图〔可以看出是否展位属于特装，一

般面积在36平米以上是需要特别布置的〕、

展商的联系方式和简介〔有些展会也会把公

司的展会负责人**登在上面〕。会刊资料可

以配合现场实景照片进展比拟，重要展会进

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展拍摄存档〔数码相片统一存放路径电脑备

份、相片纸打印编号存档以方便查阅〕。展

会专设——比拟有规模的展会根本上建有

专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以

往展览的回忆，有些不仅会列出上届的展商，

为显示其展会效益，网上也上传一些布置得

挺美观的展位照片。行业资讯媒体——行

业资讯媒体比拟熟悉其行业的展会和厂商，

有些专门的采访类栏目，类似展会快报的性

质，里面有参展商市场宣传方面的负责人信

息。正在效劳客户的参展商手册和平面图

——如果在每次展会上有已经在效劳的客

户参展，最好能够通过他们获得展位平面图

〔在为新客户效劳时也要尽可能获得所有

展商的平面图〕，上面是最新的参展商，该

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届展会的特装客户可以一目了然。2．上门

拜访客户:会展行业的业务特殊性在于它的

客户根本是确定的，只是客户需要选择不同

的供给商而已。很多的客户会进展邀稿竞标，

这些是很多展览公司都可以进入的，有些供

给商关系已经固定的客户需要通过其他时

机再进入。很多时候，确实要参展的特装客

户是需要展览效劳的，可以进展登门拜访的。

通过对客户的交谈，详细了解客户的意图，

明确客户希望展示的主题，偏爱色调，是否

开辟洽谈区，需要媒介设备等。有些客户会

提供他们的公司介绍给展览公司，但即便有

对方的公司介绍，通过交流，业务人员需要

得知其以往的展台情况，特别是为什么会放

弃原有的合作关系，有哪些地方是不满意的。

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有些客户通常邀请很多家比稿，但最后选中

的方案是几个方案的集合，对于这种客户事

先很难分辨。也有个别客户已经有了搭建商，

只是为了形式，或是为了通过比稿得到一份

现成的设计图，最后自己另外找人做。目前

会展行业比拟混乱，该种情况希望可以通过

与客户交流能够提前得以觉察。

3．取得客户参展相关资料：如果得到客户

的认可，同意为其展览提供筹划设计，通常

需要得到客户的以下资料——展馆平面图、

展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、

客户公司全称、客户标准司标、客户标准